COVID-19 : Questions juridiques touchant les conseils d’administration canadiens

La COVID-19, nouvelle maladie causée par le nouveau coronavirus, avec des cas confirmés dans plus d’une centaine de pays, prend toute la place dans les médias à l’échelle mondiale. Elle perturbe l’économie de façon spectaculaire et représente un enjeu actuel et futur de taille pour les entreprises canadiennes..

Quelles sont les obligations prévues par la loi auxquelles les conseils de société sont assujettis face à ce défi exceptionnel? Selon les lois canadiennes, les conseils sont généralement investis du devoir de gérer les activités commerciales et les affaires internes de la société ou d’en surveiller la gestion. Les administrateurs ont le devoir fiduciaire d’agir de bonne foi au mieux des intérêts de la société et avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve, en pareilles circonstances, une personne prudente. Dans l’exercice de leurs fonctions, les administrateurs peuvent tenir compte des conséquences de leurs décisions sur les intérêts de diverses parties prenantes. Leurs décisions ne sont pas jugées du point de vue de la perfection, mais doivent être le fruit de l’exercice raisonnable de leur jugement

Comment les conseils peuvent-ils s’acquitter de ces devoirs lorsqu’ils relèvent les défis que pose la COVID-19? Il n’y a pas de plan unique qui puisse régler les risques auxquels font face toutes les entreprises. Chaque société, en fonction de la nature de ses activités, subira des conséquences qui lui sont propres attribuables, directement ou indirectement, à la COVID-19. La responsabilité du conseil est de surveiller et suivre ces risques de même que la façon dont la société y répond. Un conseil prudent veillera à ce que : i) la haute direction informe adéquatement le conseil des principaux risques; ii) le conseil comprenne bien ces principaux risques; iii) des conseillers professionnels soient appelés à aider, au besoin et au moment opportun, à cerner, à gérer et à atténuer les risques; iv) un plan de contingence soit élaboré pour différents scénarios envisageables; et v) le conseil suive la mise en œuvre de ses décisions et conseils et fasse preuve de souplesse pour être en mesure de suivre et de répondre à l’évolution de la situation. Aucune liste ne saurait être exhaustive, mais parmi les points pertinents, notons les suivants :

• La santé et sécurité au travail (p. ex. l’hygiène préventive, la gestion des employés ou visiteurs présentant des symptômes, les congés de maladie, la poursuite des activités, la protection des renseignements personnels, les restrictions de voyage et les exigences d’isolement);
  
  
• L’interruption de la chaîne d’approvisionnement et les sources de remplacement éventuelles aux fins de l’approvisionnement;
  
  
• L’incidence sur le chiffre d’affaires et les mesures à prendre face à une diminution du chiffre d’affaires;
  
  
• L’incidence sur les liquidités et les mesures à prendre pour gérer les liquidités;
  
  
• La protection d’assurance;
  
  
• Les conditions contractuelles clés comme la force majeure et les clauses en cas de changement défavorable important, et la possibilité de négocier des modifications pour les nouveaux contrats à l’avenir;
  
  
• L’incidence éventuelle sur la conformité financière pour les entreprises réglementées;
  
  
• La pertinence de changer le lieu et la date de l’assemblée des actionnaires et comment le faire;
  
  
• Si la tenue d’une assemblée d’actionnaires virtuelle (comme l’assemblée générale annuelle) est souhaitable et permise par la loi;  
  
  
• Les obligations d’information et de dépôt prévues par les lois sur les valeurs mobilières, y compris le besoin de changer ou de retirer des prévisions;
  
  
• La volatilité des marchés boursiers, qui pourrait favoriser une offre d’achat visant les actions de la société ou faire augmenter l’activisme actionnarial ou, à l’inverse, créer une occasion d’acquisition pour la société.