Le compte à rebours a commencé : obligation pour les employeurs sous compétence fédérale de publier leur plan d’équité salariale d’ici le 3 septembre 2024

Comme de nombreux employeurs sous compétence fédérale le savent, la Loi sur l’équité salariale (Loi), qui est entrée en vigueur en 2021, oblige tous les employeurs sous compétence fédérale comptant au moins 10 employés à préparer et à publier un plan d’équité salariale d’ici le 3 septembre 2024. Pour les employeurs dont les employés sont syndiqués ou qui emploient au moins 100 personnes, ce plan doit être élaboré par un comité composé de divers représentants du milieu de travail, comme le prescrit la Loi. 

Sans vouloir répéter ce qui a été dit sur la Loi et ses obligations particulières dans la publication que vous pouvez consulter ici, nous souhaitons apporter un complément d’information et des recommandations pratiques pour aider les employeurs sous réglementation fédérale, qu’ils soient bien en avance dans le processus de l’équité salariale ou qu’ils en soient seulement au début.

Complément d’information

Au cours de la dernière année, l’Unité de l’équité salariale de la Commission canadienne des droits de la personne (Commission) a publié un certain nombre d’« Interprétations, politiques et lignes directrices » (IPL) et d’autres documents d’orientation qui traitent de divers aspects de ce nouveau régime d’équité salariale.

Étant donné que la loi est relativement nouvelle et n’a pas (encore) fait l’objet d’une interprétation judiciaire, ces documents d’orientation sont utiles pour déterminer comment elle sera susceptible d’être interprétée. Gardez toutefois à l’esprit que ni ces IPL ni les autres documents d’orientation de la Commission ne sont la loi. En d’autres mots, ils ne sont pas juridiquement contraignants et, par conséquent, pour obtenir des conseils juridiques sur un point ou une obligation de la Loi, nous recommandons toujours de consulter un conseiller juridique.

De plus, au cours de la dernière année, nous avons constaté que certains employeurs avaient soumis à la commissaire à l’équité salariale (commissaire) des demandes d’autorisation d’établir des plans multiples d’équité salariale. Comme de nombreux lecteurs le savent, la Loi prévoit par défaut la mise en place d’un seul plan à l’intention de tous les employés d’un employeur, quelles que soient les divisions internes ou les structures d’unités de négociation.

Cela dit, la Loi prévoit que la commissaire peut autoriser l’établissement de plus d’un plan à la condition i) qu’il y ait suffisamment de catégories d’emplois à prédominance masculine pour permettre la comparaison de la rémunération pour chacun des plans d’équité salariale proposés; et ii) que la commissaire détermine qu’il est approprié d’en adopter plusieurs dans les circonstances.

Jusqu’à présent, la commissaire a rendu peu de décisions pour autoriser l’établissement de plans multiples. Toutefois, d’après les décisions rendues, la commissaire semble restreindre les circonstances dans lesquelles il est approprié d’adopter des plans multiples. Au fur et à mesure que d’autres décisions seront rendues, dont une s’appliquant au secteur public (et auxquelles s’opposent divers syndicats), qui feront peut-être l’objet de révision judiciaire par les tribunaux, nous nous attendons à voir de nouvelles tendances se dessiner.

Voies vers la conformité

Il n’est pas trop tard!

Si votre entreprise n’a pas commencé à préparer un plan d’équité salariale ou à constituer un comité d’équité salariale (s’il y a lieu), il n’est pas trop tard pour commencer. Nous vous recommandons toutefois de le faire le plus tôt possible. Même si la date limite de publication d’un plan d’équité salariale est dans plus d’un an, la collecte des renseignements nécessaires peut prendre du temps (notamment les données sur les emplois, les descriptions de postes, les renseignements sur la rémunération); si un comité est requis, il peut prendre plus de temps que prévu pour le constituer conformément aux exigences de la Loi, ainsi que pour qu’il se réunisse et prenne les décisions nécessaires concernant l’élaboration du plan.

Notez également que même s’il n’est pas nécessaire de publier le plan dans sa forme définitive avant le 3 septembre 2024, toute hausse de rémunération étant payable le lendemain (ou mise en œuvre de manière progressive, dans certaines circonstances prescrites), un employeur doit d’abord publier une version préliminaire du plan pendant 60 jours pour donner l’occasion aux employés de formuler leurs commentaires écrits au sujet du plan.

Demandez dès que possible une autorisation pour l’établissement de plans multiples

Une demande d’autorisation d’établissement de plans multiples ou tout autre type de demande à la commissaire pour déroger à une disposition de la Loi (par exemple, établir un plan d’équité salariale sans la constitution d’un comité) n’entraînera pas le report de la date limite de publication d’un plan d’équité salariale définitif.

Cela signifie que si une telle demande est déposée, même s’il faut attendre des semaines ou des mois pour obtenir une décision (ce qui peut arriver), la date limite du 3 septembre pour la publication de la version finale du plan ne changera pas. Il est donc important de soumettre ces demandes dès que possible et de continuer à prendre toutes les mesures possibles entre-temps (par exemple, recueillir des renseignements sur la rémunération et préparer des examens préliminaires des données sur les emplois) pour s’assurer que la date limite de publication d’un plan (ou des plans, s’il y en a plusieurs à approuver) sera respectée.

Démarrer le comité du bon pied

Si vous faites partie d’une entreprise qui doit constituer un comité d’équité salariale pour préparer le plan d’équité salariale, réfléchissez à la manière dont l’employeur aidera les employés non syndiqués dans le processus de désignation d’un représentant pour le comité. Celui-ci doit être choisi par vote. Les agents négociateurs choisiront leurs représentants pour le comité et l’employeur aussi.

Une pratique exemplaire serait d’établir les règles de base du comité dès le début, qui consistent souvent à préparer le mandat à respecter par tous les membres du comité et à s’assurer que ceux-ci acceptent les modalités relatives à la confidentialité des renseignements divulgués au comité et de certaines de ses délibérations. Le comité peut également souhaiter indiquer dès le départ, et dans son mandat, s’il demandera de l’aide externe, et dans l’affirmative, la nature de cette aide et quelle partie sera responsable des coûts qui y sont associés. Il est également préférable d’aborder en partant le règlement de différends, le rôle des divers membres du comité ainsi que le calendrier des réunions.

N’oubliez pas que la Loi prévoit des moyens pour obtenir l’aide de la commissaire ou pour préparer un plan sans la constitution d’un comité, dans certaines circonstances. L’employeur devrait solliciter un avis juridique s’il cherche à explorer ces options.

Recours à des ressources pour obtenir de l’aide

Le processus d’équité salariale peut sembler décourageant, mais il n’a pas lieu de l’être. De nombreuses ressources sont maintenant disponibles sur le site Web de l’Unité de l’équité salariale de la Commission et, bien entendu, vous pouvez communiquer avec nous, en tant que conseillers juridiques, pour toute question relative à la conformité à l’équité salariale en vertu de la Loi et pour obtenir des conseils sur les pratiques exemplaires à suivre et l’interprétation à donner aux diverses exigences et dispositions de la Loi.

Conclusion

Entamez ou poursuivez le processus, et n’hésitez pas à demander de l’aide ou à poser toute question qui vous préoccupe.