Nouvelles politiques touchant les retenues à la source applicables aux employés en télétravail au Canada

Le 1^er janvier, de nouvelles politiques de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec visant à déterminer la « province d’emploi » aux fins des retenues à la source sont entrées en vigueur. 

L’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec (RQ) ont constaté que les règles antérieures en matière de détermination de la province d’emploi d’un employé étaient dépassées. Avec ces nouvelles politiques sur la détermination de la province d’emploi relativement aux retenues à la source et aux cotisations patronales (politiques relatives à la province d’emploi), l’ARC et RQ cherchent à harmoniser les règles relatives à la province d’emploi avec le nouveau paradigme imposé par le télétravail dans un contexte de travail post-COVID. Bien que les politiques relatives à la province d’emploi offrent des lignes directrices concernant la manière dont l’ARC et RQ détermineront dorénavant la province d’emploi pour les fins des retenues à la source et des cotisations patronales, il est important de souligner qu’aucun changement législatif dans les lois régissant les retenues à la source et la détermination de la province d’emploi n’a été instauré à ce jour, tant au fédéral qu’au Québec.

De façon générale, les lois fédérales et provinciales régissant la détermination de la province d’emploi aux fins des retenues à la source prévoient que la province d’emploi est la province dans laquelle l’établissement où l’employé doit se présenter au travail est situé ou, si l’employé ne se présente pas au travail à un établissement, la province à partir de laquelle son salaire est versé.

Comme il est exposé ci-après, les nouvelles politiques relatives à la province d’emploi prévoient que si l’employeur et l’employé ont conclu une « entente de travail à distance à temps plein » et que l’employé peut raisonnablement être considéré comme étant rattaché à un établissement de son employeur, l’ARC et RQ considéreront dorénavant que l’employé se présente au travail à l’établissement de l’employeur auquel il est « rattaché ».

Ainsi, en vertu des nouvelles politiques relatives à la province d’emploi, l’ARC et RQ peuvent déterminer qu’un employé se présente au travail à un établissement de l’employeur et appliquer les taux de retenues à la source de la province où se situe l’établissement, même si l’employé travaille entièrement à distance et que son salaire est versé depuis un établissement situé dans une autre province.

Les employeurs devraient passer en revue leurs politiques en matière de paie pour établir si les politiques relatives à la province d’emploi ont une incidence sur les taux provinciaux de retenues à la source et les impôts qu’ils sont tenus de prélever sur les traitements ou les salaires des employés.

Ententes de travail à distance et province d’emploi

Le point de départ de l’application des politiques relatives à la province d’emploi consiste à déterminer s’il existe « entente de travail à distance à temps plein » en place entre l’employeur et l’employé. Une entente de travail à distance à temps plein désigne une entente qui donne l’autorisation ou l’instruction à l’employé de travailler d’un endroit autre que l’établissement de l’employeur à temps plein (100 %), que l’entente soit provisoire ou permanente. Une entente de travail à distance à temps plein n’a pas besoin d’être constatée par écrit. Cependant, il est recommandé d’avoir une entente écrite à des fins de preuve.

Si une entente de travail à distance à temps plein est en place, la province d’emploi pertinente est fondée sur la province de l’établissement de l’employeur auquel l’employé peut raisonnablement être considéré comme étant rattaché. La question de savoir si l’employé est rattaché à un établissement donné de l’employeur dépend de divers facteurs, notamment :

• La question de savoir si l’employé était tenu de se présenter physiquement à l’établissement de l’employeur immédiatement avant la conclusion de l’entente de télétravail.
• L’établissement où l’employé assiste ou devrait assister à des réunions en personne ou par tout moyen de communication.
• L’établissement où l’employé reçoit ou devrait recevoir des documents, du matériel ou de l’équipement liés au travail ou toute autre forme d’instructions ou d’aide liées à son travail.
• L’établissement où l’employé se rend ou devrait se rendre en personne pour recevoir des instructions de son employeur concernant ses fonctions, par tout moyen de communication. 
• L’établissement qui est responsable de l’employé ou le supervise, comme prévu dans son contrat de travail.
• L’établissement dont l’employé relèverait selon la nature des fonctions qu’il exerce.

Si l’employé était tenu précédemment de se présenter physiquement à un établissement de l’employeur immédiatement avant de conclure l’entente de travail à distance et que la situation de l’employé ou la nature de ses fonctions n’a pas changé par rapport à ce qui existait immédiatement avant de conclure cette entente, ce facteur suffira alors à établir le rattachement à cet établissement. Si l’employé n’était pas tenu de se présenter physiquement à un établissement de l’employeur immédiatement avant de conclure l’entente de travail à distance, tous les autres facteurs énumérés ci-dessus devront alors être pris en compte pour déterminer la province d’emploi. 

Un employeur pourrait raisonnablement être rattaché à plus d’un établissement; par exemple un l’employé relève d’un gestionnaire établi à un bureau du Québec, mais il assiste physiquement à des réunions à un bureau en Colombie-Britannique. Dans un tel cas, tous les facteurs devraient être pris en compte pour déterminer l’établissement auquel l’employé est le plus étroitement rattaché. Si l’employé ne peut raisonnablement être considéré comme étant rattaché à un établissement de l’employeur, quel qu’il soit, la province d’emploi est alors déterminée comme étant la province de l’établissement de l’employeur à partir duquel le salaire de l’employé lui est versé en conformité avec les règles fédérales et provinciales en vigueur.

Principaux points à retenir

Les employeurs devraient passer en revue les politiques relatives à la province d’emploi et leurs pratiques et/ou politiques internes en matière de paie pour établir s’il est opportun d’adopter des changements pour que la province d’emploi appropriée s’applique à leurs employés en télétravail.

Prenons par exemple un employeur ayant des bureaux en Ontario et en Colombie-Britannique. Le bureau ontarien est le siège social et l’établissement à partir duquel le salaire est versé. L’employeur a une employée en Colombie-Britannique qui est spécialiste en TI. L’employeur et l’employée ont conclu une entente de travail à distance à temps plein. L’employée a toujours travaillé de la maison, mais se rend chaque trimestre au bureau de la Colombie-Britannique pour des réunions et reçoit son ordinateur portable et d’autre équipement lié au travail à la maison du bureau de la Colombie-Britannique. Son superviseur direct travaille à temps plein à partir du bureau de la Colombie-Britannique.

Avant l’entrée en vigueur des politiques relatives à la province d’emploi, l’employeur aurait été tenu de prélever les retenues à la source selon les taux ontariens puisque l’employée n’est pas tenue de se présenter au travail à un établissement de l’employeur et que son salaire est versé à partir du bureau de l’Ontario. Aux termes des politiques relatives à la province d’emploi, il est probable que l’employée serait raisonnablement considérée comme étant rattachée au bureau de la Colombie-Britannique. Les retenues à la source devraient par conséquent être prélevées selon les taux de la Colombie-Britannique.