Deux projets de règlement ont récemment été publiés à la Gazette officielle du Québec en lien avec la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (la Loi), laquelle a été sanctionnée le 4 avril 2023, mais n’est pas encore entrée en vigueur, et vise à établir un cadre juridique spécifique aux renseignements de santé et de services sociaux (les RPS) applicable aux organismes du secteur de la santé et des services sociaux (les OSSS).
Projet de Règlement d’application de certaines dispositions de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux
Ce projet de règlement vient :
- reconnaître un nouveau type d’organisme visé, en prévoyant qu’un établissement d’enseignement collégial ou universitaire sera assujetti à la Loi pour ses activités liées à la prestation de services de santé ou de services sociaux;
- prévoir un mécanisme de consentement facilité pour l’utilisation et la communication de RPS, en confirmant qu’un consentement peut être donné verbalement ou par écrit (il en est de même pour un retrait de consentement);
- prévoir un mécanisme de refus ou de restriction d’accès comprenant diverses modalités cumulatives, dont celle d’être fait par écrit et :
- d’être donné à l’organisme qui détient les RPS,
- de contenir les informations prescrites, et
- d’être signé
(Un mécanisme similaire s’applique aux demandes de modification ou de retrait du refus.);
- déterminer les conditions permettant à un intervenant qui n’est pas un professionnel au sens du Code des professions d’être informé de l’existence de RPS et d’y avoir accès;
- prévoir la teneur du registre des produits et services technologiques des OSSS; et
- confirmer certaines obligations des OSSS en cas d’incident de confidentialité, notamment à l’égard de l’avis devant être transmis en cas d’incident de confidentialité présentant un risque qu’un préjudice sérieux, et la teneur du registre des incidents de confidentialité.
Projet de Règlement sur la gouvernance des renseignements de santé et de services sociaux
Ce projet de règlement définit les règles encadrant la gouvernance des RPS détenus par les OSSS, notamment :
- les responsabilités des OSSS, qui doivent :
- s’assurer que leur personnel et les professionnels (y compris les étudiants et stagiaires) reçoivent une formation certifiée par le ministère portant sur la protection des RPS dès le début de leur entrée en fonction (certaines formations peuvent être consultées ici);
- s’assurer de la mise à jour annuelle des connaissances de leur personnel et des professionnels en matière de protection des RPS et ce que doit contenir cette mise à jour;
- conserver une preuve du consentement reçu conformément à la Loi;
- désigner une personne responsable pour communiquer avec toute personne qui formule un avis de restriction afin de l’informer des conséquences potentielles et des risques associés à l’exercice du droit de restriction;
- évaluer annuellement leur politique de gouvernance et leurs mesures de sécurité, et évaluer mensuellement les accès aux RPS qu’ils détiennent ainsi que l’utilisation et la communication de ceux ci, sauf pour les OSSS de l’annexe 2 de la Loi (annuellement);
- mettre en place un comité sur la gouvernance des renseignements et désigner les personnes qui doivent composer ce comité;
- s’assurer que les RPS demeurent utilisables malgré tout incident affectant leur support et que les dossiers sont tenus d’une manière à en assurer l’intégrité.
- les modalités de conservation et de destruction des RPS, notamment la conservation des RPS faisant l’objet de restriction ou de refus et l’obligation de conclure une entente écrite si l’OSSS confie en sous-traitance la destruction des RPS et le contenu de cette entente; et
- des règles de maintien et d’évaluation des produits ou services technologiques, notamment désigner une personne responsable pour veiller au respect des normes applicables aux produits ou services technologiques que les OSSS utilisent, maintenir un calendrier de cessation de conformité ou de disponibilité de ceux-ci et les évaluer tous les deux ans selon les normes prescrites.
Ces projets de règlement entreront en vigueur le quinzième jour qui suit la date de leur publication à la Gazette officielle du Québec.
