Le règlement d’application des modifications à la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) portant sur la présentation de renseignements relatifs à la diversité a été publié. Les modifications feront en sorte que les sociétés régies par la LCSA cotées en bourse doivent fournir certains renseignements sur leurs politiques et statistiques en matière de diversité au sein de leur conseil d’administration et de leur haute direction à compter de 2020.
Même si la LCSA a été modifiée le 1er mai 2018 afin que les sociétés régies par la LCSA cotées en bourse présentent des renseignements relatifs à la diversité dans leur avis de convocation à l’assemblée annuelle des actionnaires ou circulaire de sollicitation de procurations, les modifications ne devaient entrer en vigueur que lorsque le règlement en question serait sous sa forme finale. Ce règlement est maintenant publié et entrera en vigueur le 1er janvier 2020. Ainsi, les obligations d’information présentées ci dessous s’appliqueront aux assemblées des actionnaires de 2020 des sociétés régies par la LCSA cotées en bourse. À noter que les modifications élargissent les exigences de présentation de renseignements relatifs à la diversité prévues aux termes de la législation canadienne en valeurs mobilières existantes puisque la signification de la diversité va au-delà de la diversité de genre et que les exigences s’appliquent à tous les émetteurs assujettis régis par la LCSA, c’est-à-dire les émetteurs cotés à la Bourse de Toronto (TSX), à la Bourse de croissance (TSXV) et à la Bourse des valeurs canadiennes (CSE).
Présentation de renseignements relatifs à la diversité
- La diversité parmi les administrateurs et les membres de la haute direction. Les sociétés ouvertes devront indiquer annuellement la durée des mandats, les politiques et les cibles en matière de diversité qu’elles ont adoptées, le cas échéant, ainsi que des statistiques relatives à la représentation des « membres de groupes désignés » tant au sein du conseil d’administration qu’à l’échelon de la haute direction. Les obligations d’information s’appliqueront au conseil, au président du conseil, à tout vice-président du conseil, au président de la société, au chef de la direction et au chef des finances, à chaque vice-président responsable de l’une des principales unités d’exploitation, divisions ou fonctions, notamment les ventes, les finances ou la production, ainsi qu’à toute personne physique exerçant un pouvoir de décision à l’égard des grandes orientations de la société.
- Non seulement des femmes. La nouvelle obligation d’information ne porte pas uniquement sur les politiques, cibles ou statistiques touchant les femmes, mais porte aussi sur d’autres membres de « groupes désignés ». Le terme « membres de groupes désignés » tire sa signification de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et inclut les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les personnes qui font partie des minorités visibles. Actuellement, la réglementation canadienne en valeurs mobilières exige la divulgation d’information sur la diversité de genre et s’applique uniquement aux émetteurs cotés à la TSX. Les modifications étendent les exigences à d’autres formes de diversité et s’appliquent à tous les émetteurs assujettis.
- Se conformer ou s’expliquer. Ces modifications ont été la source de nombreux débats au Parlement. En dernier ressort, le gouvernement fédéral n’a pas imposé de cibles ou d’exigences précises en matière de diversité aux sociétés régies par la LCSA. Les modifications ont plutôt instauré le principe « se conformer ou s’expliquer » emprunté à la réglementation canadienne en valeurs mobilières. En d’autres termes, les sociétés ne sont pas tenues d’augmenter la diversité au sein de leur conseil ou de leur haute direction, mais elles sont tenues de divulguer le nombre et la proportion d’administrateurs et de membres de la haute direction qui sont des membres de groupes désignés. De même, elles n’ont aucune obligation d’adopter des politiques ou des cibles précises en matière de diversité, mais elles doivent divulguer si elles l’ont fait et, dans la négative, expliquer pourquoi.
- Révision dans cinq ans. Le gouvernement fédéral révisera ces nouvelles dispositions portant sur la présentation de renseignements relatifs à la diversité en 2025. Si les modifications n’entraînent pas une augmentation de la diversité au sein des conseils et de la haute direction des sociétés, le gouvernement envisagera l’adoption d’autres modifications.
Pour obtenir une copie des modifications, cliquez ici et ici.
Autres modifications apportées à la LCSA pas encore en vigueur
D’autres modifications touchant les assemblées annuelles des actionnaires de sociétés régies par la LCSA cotées en bourse ont été adoptées sans être encore entrées en vigueur. Nous croyons comprendre que ces modifications entreront en vigueur après la saison des procurations 2020.
- Vote consultatif sur la rémunération. Les sociétés devront concevoir une approche en matière de rémunération des administrateurs et des membres de la haute direction sur laquelle les actionnaires se prononceront annuellement par vote. Les résultats du vote, qui devront être rendus publics, ne seront toutefois pas contraignants pour la société, comme c’est le cas actuellement pour les sociétés ayant volontairement adopté un vote consultatif sur la rémunération.
- Renseignements sur le recouvrement des primes d’encouragement. Les sociétés devront présenter chaque année, dans leur circulaire de sollicitation de procurations, des renseignements sur le recouvrement des primes d’encouragement ou d’autres avantages versés aux administrateurs et aux membres de la haute direction de la société.
- Renseignements relatifs au bien-être. Les sociétés devront présenter annuellement, dans leur circulaire de sollicitation de procurations, certains renseignements concernant le bien-être des employés, des retraités et des pensionnés.
- Élections annuelles par un vote distinct pour chacun des candidats. Les administrateurs devront être élus par vote individuel chaque année. À l’heure actuelle, la LCSA permet aux administrateurs d’être élus en tant que partie d’une liste de candidats et pour un mandat d’au plus trois ans. La TSX exige déjà la tenue d’élections annuelles et de votes individuels plutôt que par liste de candidats. Les modifications donneront lieu à un changement pour certains émetteurs cotés à la TSXV et à la CSE, puisque ces bourses permettent actuellement les élections échelonnées et le vote par liste tant que les actionnaires acceptent ces modalités.
- Vote majoritaire pour les administrateurs dans le cadre d’élections sans concurrence. Lorsqu’il n’y a qu’un seul candidat par poste d’administrateur à combler au conseil, les actionnaires seront en mesure de voter « en faveur » ou « contre » chaque candidat au poste d’administrateur (plutôt que de voter « en faveur » ou de « s’abstenir » de voter selon le système actuel), et chaque candidat à un poste d’administrateur devra recevoir la majorité des voix exprimées en sa faveur pour être élu. De plus, si un candidat à un poste d’administrateur ne reçoit pas une majorité des voix en sa faveur, il ne pourra être nommé en tant qu’administrateur par le conseil avant la prochaine assemblée annuelle des actionnaires, sauf si cette nomination est nécessaire pour faire en sorte que le conseil compte le nombre requis d’administrateurs qui sont des résidents canadiens ou indépendants. Aux termes des exigences de la TSX, un administrateur est tenu de présenter sa démission s’il ne reçoit pas la majorité des voix exprimées en sa faveur, mais le conseil a la latitude de ne pas accepter cette démission dans des « circonstances exceptionnelles ». Les modifications suppriment ce pouvoir discrétionnaire du conseil. Les modifications toucheront également bon nombre d’émetteurs cotés à la TSXV et à la CSE, puisque ceux-ci ne sont pas tenus actuellement de suivre une politique de vote majoritaire.
- Période de grâce pour les administrateurs qui ne sont pas réélus. Si un administrateur en poste n’obtient pas la majorité des voix en sa faveur à l’assemblée des actionnaires, cet administrateur pourra continuer à siéger comme administrateur pendant une période d’au plus 90 jours suivant l’assemblée. Cette période de grâce a été ajoutée par le Sénat à la suite de critiques exprimées par le public et de nombreux débats.
- Mécanisme de notification et d’accès. Le mécanisme de notification et d’accès permet à une société de mettre à la disposition des actionnaires certains documents relatifs à l’assemblée des actionnaires en ligne plutôt que de les envoyer par la poste. Bien que la législation sur les valeurs mobilières ait été modifiée en 2013 pour incorporer le mécanisme de notification et d’accès, la LCSA n’était pas entièrement compatible avec ces modifications. Par conséquent, les sociétés régies par la LCSA devaient obtenir une dispense pour être en mesure d’utiliser la procédure de notification et d’accès. Les modifications permettront l’utilisation complète du mécanisme de notification et d’accès par les sociétés régies par la LCSA.
- Livraison des états financiers. Les sociétés ouvertes satisferont aux exigences quant à l’envoi des états financiers aux actionnaires inscrits si elles utilisent le mécanisme de notification et d’accès et incluent un lien menant aux états financiers qui fera partie du jeu de documents envoyé par voie de notification et d’accès. Si une société ouverte n’utilise pas le mécanisme de notification et d’accès (ou à tout le moins pas pour ses états financiers), elle ne devra envoyer les états financiers qu’aux actionnaires inscrits qui lui en font la demande expresse. Jusqu’à ce que les modifications entrent en vigueur, les sociétés ouvertes sont tenues d’envoyer par la poste les états financiers annuels à tous les actionnaires inscrits, sauf à ceux qui déclarent expressément ne pas vouloir les recevoir
- Propositions d’actionnaire. Les modifications et le projet de réglementation changent le calendrier à l’intérieur duquel un actionnaire peut présenter des propositions à une société régie par la LCSA, établissant une période qui commence 150 jours avant l’expiration d’un an à compter de la dernière assemblée annuelle des actionnaires et se termine 90 jours avant (plutôt qu’une date butoir qui tombe 90 jours avant l’expiration d’un an de la convocation à la dernière assemblée annuelle). Ainsi, la date butoir qui s’applique aux actionnaires présentant des propositions sera plus claire et permettra aux actionnaires de présenter des propositions plus près de la date de l’assemblée annuelle.
