Mise à jour sur les assemblées des actionnaires : assouplissement additionnel des exigences des lois sur les sociétés par actions pendant la pandémie

Les lois régissant les sociétés fédérales et provinciales au Canada obligent généralement les sociétés à tenir une assemblée annuelle des actionnaires dans les 15 mois suivant leur dernière assemblée et, en vertu de certaines lois, au plus tard six mois après la clôture de leur exercice précédent.

Au vu des décrets d’urgence promulgués dans tout le pays qui limitent les rassemblements, les sociétés se démènent pour trouver une solution afin de tenir leur assemblée générale annuelle (AGA) de la manière la plus conforme aux décrets de confinement, aux lignes directrices en matière de distanciation sociale, aux exigences des gouvernements ainsi qu’aux principes de la démocratie actionnariale. Alors que certaines sociétés ont choisi de tenir une AGA virtuelle cette année, le nombre restreint de fournisseurs de technologie disponibles pour permettre ce type d’assemblée ainsi que certaines questions de droit des sociétés limitent le nombre de sociétés en mesure de bénéficier de cette option. D’autres sociétés ont décidé de continuer à tenir leur AGA en personne et ont demandé aux actionnaires de voter à l’avance par procuration, tout en décourageant la présence en personne afin de respecter les limites imposées aux rassemblements par les gouvernements et les lignes directrices en matière de distanciation sociale.

Les gouvernements du Québec, de l’Ontario, de l’Alberta et de la Colombie-Britannique ont adopté de nouvelles mesures offrant des dispenses en ce qui concerne la logistique des assemblées annuelles des actionnaires. Ces mesures suivent de près les annonces de la Bourse de Toronto et de la Bourse de croissance TSX autorisant les émetteurs inscrits à tenir leur AGA de 2020 à n’importe quelle date en 2020, jusqu’au 31 décembre 2020, inclusivement. 

Ce bulletin constitue une mise à jour de notre bulletin du 20 avril 2020.

Restrictions touchant les rassemblements

En Alberta (en anglais seulement), aucun rassemblement de plus de 15 personnes n’est permis, et les personnes rassemblées en groupes de moins de 15 personnes doivent garder une distance de deux mètres entre chacune d’elles. En Ontario, les rassemblements de plus de cinq personnes sont interdits. En Colombie-Britannique (en anglais seulement), la restriction s’établit actuellement à 50 personnes. Le Québec interdit pour l’essentiel tous les rassemblements. Toutes les provinces prévoient des exceptions pour les entreprises et services essentiels qui ne sont pas tenus par ailleurs de fermer. Néanmoins, ces restrictions rendent difficile (voire contraire aux décrets environnementaux) la convocation d’une assemblée des actionnaires en personne. 

Dispenses offertes par les gouvernements

En réponse à la crise, les gouvernements du Québec, de l’Ontario, de l’Alberta et de la Colombie-Britannique offrent les dispenses suivantes, qui demeurent chacune en vigueur uniquement pendant la durée de l’état d’urgence de santé publique déclaré par chacune des provinces :

Québec

• Le Québec a émis un arrêté ministériel le 26 avril, des détails additionnels ayant été fournis par voie de communiqué, afin de permettre temporairement à certaines entités, dont les sociétés régies par la Loi sur les sociétés par actions du Québec, de tenir une assemblée des actionnaires virtuelle, même si leur règlement intérieur interdit la participation aux réunions ou aux assemblées par des moyens technologiques. Afin d’être valide, la technologie doit permettre « à tous les membres de communiquer immédiatement entre eux ».

Ontario

• L’Ontario a publié le Règlement de l’Ontario 107/20 en vertu de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence (décret) le 31 mars, qui a été modifié le 24 avril, afin d’offrir davantage de souplesse à certaines entités, dont celles régies par la Loi sur les sociétés par actions de l’Ontario (LSAO). Le décret a pour effet de temporairement :
  
  o permettre à toutes les sociétés assujetties à la LSAO de tenir des réunions ou assemblées d’administrateurs, d’actionnaires et de membres virtuellement (c.-à-d. par voie électronique ou par téléphone), et juger que toute personne qui établit un lien de communication avec une telle assemblée ou réunion est présente aux fins du quorum, malgré toute disposition contraire des statuts ou des règlements administratifs d’une société;
  
  o prolonger le délai dans lequel les sociétés assujetties à la LSAO doivent tenir leur AGA jusqu’au 90e jour qui suit le jour où la situation d’urgence prend fin, au plus tard; et
  
  o suspendre l’obligation pour les sociétés assujetties à la LSAO de déposer à l’AGA les états financiers se rapportant à une période close au plus six mois avant l’AGA.
  
  
• Le décret d’urgence est en vigueur dans l’ensemble de la province et est rétroactif au 17 mars, jour où la déclaration de la situation d’urgence est entrée en vigueur.

Alberta

• L’Alberta a émis un décret ministériel le 9 avril afin d’offrir de la souplesse à certaines entités, dont les sociétés régies par la Business Corporations Act de l’Alberta (ABCA). Le décret ministériel a pour effet de temporairement :
  
  o suspendre l’obligation de convoquer des assemblées des actionnaires en personne en vertu des articles 104(1) et 132 de l’ABCA;
  
  o autoriser les sociétés assujetties à l’ABCA à tenir une assemblée virtuelle, même si les règlements administratifs de la société ne permettent actuellement pas la tenue d’une assemblée dans un tel format; et
  
  o suspendre l’obligation de déposer une déclaration annuelle.
  
  
• Ces changements temporaires demeureront en vigueur pendant la durée de la déclaration de situation d’urgence de santé publique de l’Alberta.
  
  
• Nous soulignons que les émetteurs non assujettis qui tiennent leur AGA plus de six mois après la fin de la clôture de leur exercice sont tenues, en vertu de l’ABCA, de fournir des états financiers plus récents, susceptibles de devoir être audités, aux actionnaires lors de l’AGA.

Colombie-Britannique

• La C.-B. a émis un arrêté ministériel le 21 avril afin de permettre temporairement à certaines entités, dont les sociétés régies par la Business Corporations Act de la Colombie-Britannique (BCBCA), de tenir des assemblées des actionnaires électroniques, sans égard aux statuts ou aux règlements administratifs d’une entité qui pourraient interdire par ailleurs un tel format. Afin qu’une société puisse tenir son AGA par téléphone ou par un autre moyen de communication :
  
  o l’avis de convocation à l’assemblée doit fournir des instructions sur la manière d’assister, de participer et de voter;
  
  o toutes les personnes participant à l’assemblée doivent pouvoir communiquer entre elles et, le cas échéant, voter à l’assemblée; et
  
  o la personne responsable de tenir l’assemblée doit faciliter l’utilisation du moyen de communication lors de l’assemblée. 
  
  
• L’arrêté ministériel s’applique seulement jusqu’à « [traduction] la date à laquelle la dernière prolongation de la déclaration de l’état d’urgence faite le 18 mars 2020 en vertu du paragraphe 9(1) de l’Emergency Program Act expire ou est annulée ». Comme la date de fin de la dispense visée est incertaine, il existe un risque pour une société qui planifie une assemblée aujourd’hui que la dispense offerte par l’arrêté ministériel ne soit pas en vigueur au moment de la tenue réelle de l’assemblée. 
  
  
• Dans le communiqué annonçant l’arrêté ministériel, le gouvernement a indiqué que si une interface d’assemblée en ligne est choisie, les organisateurs devraient envisager d’offrir une option téléphonique aux gens qui n’ont pas accès à un ordinateur (laquelle recommandation ne fait pas partie de l’arrêté ministériel).
  
  
• En plus de l’arrêté ministériel, aux termes de la BCBCA, le registraire des sociétés de la C.-B. a le pouvoir d’accorder des prolongations du délai dans lequel les sociétés de la C.-B. doivent tenir leur AGA. BC Registries and Online Services a annoncé le 31 mars que le registraire pourra accorder une prolongation de six mois aux sociétés régies par la BCBCA qui voudraient reporter leur AGA. Nous soulignons que : 
  
  o il s’agit d’une augmentation par rapport à la prolongation maximale de trois mois d’usage qui était disponible avant la pandémie;
  
  o les demandes de prolongation doivent être envoyées à l’adresse bcregistries@gov.bc.ca;
  
  o les sociétés qui ont obtenu une prolongation doivent informer leurs actionnaires que l’AGA a été reportée.

Palier fédéral

• Des dispenses similaires ne sont pas à la disposition des sociétés existant sous le régime de la Loi canadienne sur les sociétés par actions et il est peu probable à ce stade-ci qu’une autre dispense générale sera accordée. On peut consulter un avis de Corporations Canada à ce sujet ici. 
  
  
• Si une dispense générale n’est pas accordée, les sociétés peuvent généralement continuer de présenter une demande auprès de la cour supérieure ou suprême compétente pour des ordonnances individuelles prévoyant essentiellement une dispense similaire. Certaines sociétés fédérales et provinciales ont déjà obtenu de telles ordonnances, particulièrement pour la tenue d’AGA uniquement virtuelles cette année. 

Autres dispenses en matière d’AGA

On peut se perdre dans un torrent d’information lorsqu’on veut suivre assidûment les annonces des divers organismes de réglementation, marchés boursiers et organismes consultatifs. Voici un sommaire pratique : 

Organisme	Date	Aperçu	Liens
Autorités canadiennes en valeurs mobilières	20 mars	Les émetteurs peuvent modifier la date, l’heure ou le lieu d’une AGA en publiant un communiqué, en déposant ce communiqué sur SEDAR et en prenant des mesures pour informer toutes les parties prenantes de l’infrastructure du vote par procuration Les détails logistiques des AGA virtuelles ou hybrides doivent être fournis en temps opportun dans les documents de procuration ou, s’ils ont déjà été mis à la poste, par voie de communiqué	Communiqué des ACVM   Bulletin de NRFC
Autorités canadiennes en valeurs mobilières	3 et 16 avril	Les ACVM ont publié l’Avis 51-360 du personnel afin de répondre aux questions les plus fréquemment posées au sujet de la prolongation du délai de dépôt accordée par voie de décisions générales le 23 mars Bien que la foire aux questions se rapporte principalement aux obligations d’information continue et occasionnelle plutôt qu’aux obligations applicables aux assemblées, elle indique que les ACVM examinent l’interaction entre les décisions générales et le report d’une AGA, notamment les questions entourant la rémunération de la haute direction, les circulaires de sollicitation de procurations et autres documents reliés aux procurations, les formulaires de demande relatifs à une assemblée annuelle, et la transmission des états financiers conjointement avec celle des circulaires de sollicitation de procurations	Avis du personnel des ACVM
Bourse de Toronto	23 mars	Malgré l’exigence prévue dans le Guide à l’intention des sociétés de la TSX de tenir une assemblée annuelle dans les six mois suivant la clôture de l’exercice financier, les émetteurs inscrits sont autorisés à tenir leur AGA de 2020 à n’importe quelle date en 2020, jusqu’au 31 décembre 2020, inclusivement, indépendamment de la date de clôture de l’exercice financier de l’émetteur Malgré l’exigence d’obtenir l’approbation des actionnaires à l’égard de toutes les attributions non attribuées aux trois ans, un émetteur peut continuer à octroyer des attributions en vertu de son régime jusqu’au 31 décembre 2020, ou jusqu’à son AGA de 2020 si celle-ci a lieu avant le 31 décembre 2020	Avis du personnel   Bulletin de NRFC
Bourse de croissance TSX	23 mars	Malgré l’exigence prévue dans le Guide du financement des sociétés de la Bourse de croissance TSX de tenir une assemblée annuelle dans les 15 mois suivant la dernière AGA, les émetteurs inscrits sont autorisés à tenir leur AGA de 2020 à n’importe quelle date en 2020, jusqu’au 31 décembre 2020, inclusivement Malgré l’exigence d’obtenir chaque année l’approbation de son régime d’options d’achat d’actions à nombre variable, un émetteur peut obtenir l’approbation annuelle de ses actionnaires pour 2020 lors de son AGA de 2020, laquelle, comme il est indiqué ci-dessus, peut se tenir à n’importe quelle date en 2020, jusqu’au 31 décembre 2020, inclusivement	Bulletin Bulletin de NRFC
Glass Lewis	19 mars	Pour les émetteurs tenant une AGA uniquement virtuelle entre le 1er mars et le 30 juin 2020, GL s’abstiendra généralement de recommander de voter contre les membres du comité de gouvernance, pourvu que la société divulgue, au minimum, ses motifs pour procéder ainsi, notamment en mentionnant la COVID‑19 Pour les AGA tenues après le 30 juin 2020, la politique standard de GL concernant les assemblées virtuelles des actionnaires s’appliquera	Lignes directrices mises à jour (en anglais seulement) Bulletin de NRFC
Glass Lewis	26 mars	GL a fourni des précisions et lignes directrices additionnelles concernant les propositions d’actionnaires, la rémunération des membres de la haute direction, les dividendes, les programmes de rachat d’actions et les financements	Lignes directrices mises à jour (en anglais seulement) Bulletin de NRFC
ISS	8 avril	ISS a publié des lignes directrices mises à jour à la lumière de la pandémie au sujet des AGA uniquement virtuelles, les pilules empoisonnées, la composition du conseil, la rémunération des membres de la haute direction, la révision du prix des options, les dividendes, les programmes de rachat d’actions et les financements	Lignes directrices mises à jour (en anglais seulement) Bulletin de NRFC