Rouvrir le milieu de travail tout en atténuant les risques liés à la pandémie

Alors que les milieux de travail non essentiels sont impatients de rouvrir et que les milieux de travail essentiels poursuivent leurs activités, les employeurs au Canada doivent composer avec les nouveaux défis issus de la COVID-19. 

Dans cette nouvelle réalité, les employeurs seront tenus d’étudier les mesures qui seront nécessaires pour atténuer et/ou prévenir la propagation de la maladie dans le milieu de travail, donner aux employés l’assurance qu’il est sécuritaire de se présenter au travail, et minimiser et/ou prévenir les interruptions des activités qui pourraient découler des infections en milieu de travail. La sûreté des milieux de travail sera essentielle à la relance de l’économie canadienne.

Dans le présent guide, nous traitons des questions suivantes :

1. Que doivent savoir les employeurs?
2. Par où les employeurs peuvent-ils commencer?
3. Quoi d’autre?
4. À retenir
5. Personnes-ressources

1. Que doivent savoir les employeurs? 

La situation actuelle au Canada

En règle générale, les employeurs canadiens ont l’obligation légale de prendre toutes les précautions raisonnables dans les circonstances pour protéger la santé et la sécurité des employés. Cette obligation s’étend également à la protection des employés contre les maladies transmissibles telles que la COVID-19 et comprend les exigences propres au secteur d’activité et imposées par les autorités compétentes légales en raison de la pandémie. 

En plus des exigences en matière de santé et de sécurité, le travail dans le contexte de la COVID-19 soulève d’autres enjeux et obligations légales des employeurs, notamment dans les domaines de :

• la protection de la vie privée;
• des droits de la personne;
• des normes du travail;
• d’autres domaines de droit qui ont un impact sur le milieu de travail et ce, en fonction du ressort  et de l’industrie.

Ce guide a été créé afin de présenter aux employeurs certaines pratiques exemplaires, telles que :

• le repérage adéquat des risques pour la santé associés à la COVID-19 en milieu de travail;
• la conformité avec toutes les exigences légales qui s’appliquent en fonction du territoire et du secteur d’activité;
• la préparation de stratégies d’atténuation des risques efficaces.  

Dans le cadre de leur examen de ces stratégies, il est conseillé aux employeurs de consulter un conseiller juridique en matière d’emploi, puisque les obligations prévues par la loi peuvent varier d’un ressort à l’autre.

2. Par où les employeurs peuvent-ils commencer?

Préparation d’un plan d’atténuation et de gestion des risques en milieu de travail

Afin de déterminer et de mettre en œuvre des mesures appropriées pour prévenir la propagation de la COVID-19 dans le milieu de travail ou dans les autres zones sous l’autorité de l’employeur, il faut envisager dresser un plan d’atténuation. À cet effet, voici une méthode de préparation de plan d’atténuation en trois étapes : 

Première étape : Repérer les risques et dangers dans le milieu de travail

L’évaluation des risques commence par la détermination de la manière dont les travailleurs peuvent être exposés à la COVID-19 pendant leur travail mais également à la maison et au sein de la collectivité. Les quatre catégories de risques suivantes concernent les sources d’exposition accrue à la COVID-19 à ce stade-ci :

• Risques liés aux contacts personnels : comprend les interactions personnelles requises pendant l’exercice des fonctions liées à l’emploi ou en raison de la proximité avec d’autres personnes dans les aires communes telles que les salles de bain et les aires de repas.
• Risques liés aux contacts avec l’équipement : comprend toute interaction avec l’équipement nécessaire pour exercer ses fonctions liées à l’emploi, comme les appareils électroniques, les fournitures de bureau et l’équipement industriel.
• Risques liés aux contacts avec les surfaces : comprend les interactions avec les surfaces du milieu de travail, dont les poignées de porte, les interrupteurs, les rampes, les boutons d’ascenseur, les postes de travail partagés et les outils partagés, ainsi que d’autres surfaces aux contacts élevés.
• Risques non professionnels et vecteurs externes : comprend la transmission communautaire, le contact avec des personnes infectées, les voyages récents à l’étranger

L’exercice de simulation : conseils pratiques

La première étape du repérage des risques liés aux contacts avec les personnes, l’équipement et les surfaces consiste à mener un exercice de simulation pas à pas dans le milieu de travail. Cet exercice de simulation a pour but de créer une carte ou liste détaillée de la manière dont les travailleurs et d’autres personnes interagissent avec les différentes parties du milieu de travail.

La compréhension entière des interactions entre les travailleurs, les collègues et les tiers dans le milieu de travail et de la configuration physique du milieu de travail permet à l’employeur de créer une liste détaillée de tous les risques repérés, y compris ceux découlant des contacts avec les surfaces et entre les personnes, et des questions non réglées qui devront être examinées.  

Avant l’exercice de simulation, il est important de réfléchir aux parties prenantes qui devraient participer aux processus de repérage des risques. Ces parties prenantes pourraient comprendre : le comité conjoint de la santé et de la sécurité au travail; un représentant syndical; un superviseur ou un gestionnaire provenant de chaque service; ou toute autre partie qui pourrait aider à comprendre comment les employés interagissent entre eux et avec les surfaces physiques du milieu de travail.

Dans le cadre de l’exercice de simulation, les employeurs doivent examiner les politiques ou les pratiques qui seront nécessaires pour gérer les risques professionnels et les vecteurs externes. Il pourrait notamment y avoir des politiques d’isolement volontaire à l’égard des employés qui ont récemment voyagé ou dont un membre de la famille est malade.

Les employeurs doivent également examiner les risques professionnels qui ne proviennent pas de l’établissement de l’employeur, mais qui sont tout de même liés au travail des employés, comme ceux pouvant découler des déplacements requis dans le cadre de l’exécution des fonctions des employés. Par exemple, quels sont les risques associés aux déplacements locaux (p. ex. les livraisons) ou aux déplacements sur une plus longue distance (p. ex. les visites de vente dans une autre province)? 

Deuxième étape : Établir la priorité de l’atténuation des risques

La deuxième étape du processus consiste à évaluer le degré de dangerosité que comporte chaque risque repéré à l’étape 1 de manière à ce que l’employeur puisse classer ses efforts d’atténuation en ordre de priorité. 

L’évaluation : conseils pratiques

Bien que les répercussions d’une infection par la COVID-19 sur l’état de santé d’une personne semblent varier grandement, aux fins de cette évaluation, il conviendrait de supposer que tout risque ou danger lié à l’infection par la COVID-19 ou à sa transmission pourrait avoir de graves conséquences. 

En conséquence, établir le degré de risque dépendra grandement de la probabilité d’infection, notamment par contact avec une surface ou par contact personnel ou externe. Par exemple, si plusieurs employés utilisent la même porte pour entrer dans le milieu de travail, le risque serait élevé en raison du contact fréquent avec la surface.

Bien mesurer le risque dans le milieu de travail permet à l’employeur d’établir efficacement l’ordre de priorité des efforts d’atténuation des risques et de les concevoir de manière éclairée et objective. 

Troisième étape : Mettre sur pied des stratégies d’atténuation des risques

La troisième étape de l’atténuation des risques consiste à déterminer comment réduire au minimum ou éliminer les risques de transmission repérés. Il faut d’abord se concentrer sur les sources d’infection à risque élevé. Il est important d’envisager des stratégies secondaires ou tertiaires lorsque les méthodes d’atténuation des risques primaires ou privilégiées ne sont pas possibles. Les stratégies pour faire face aux risques repérés dans le milieu de travail dépendront nécessairement de la nature du risque repéré. Nous vous offrons ci-dessous certains renseignements clés portant sur la mise sur pied de stratégies.

Élaboration de stratégies : conseils pratiques

Pour les risques repérés liés aux contacts personnels : Examinez d’abord si l’activité qui exige l’interaction personnelle est nécessaire ou peut être supprimée; puis, examinez si l’activité peut être exécutée en ligne ou par courriel ou par téléphone; et enfin, lorsque les autres mesures ne sont pas possibles, veillez à ce que la distanciation physique soit respectée pendant l’exécution de l’activité en adoptant les recommandations de santé publique, qui comprennent actuellement le maintien d’une distance physique de deux mètres entre les personnes.

Pour les risques repérés liés aux contacts avec les surface ou l’équipement : Envisagez d’abord d’éliminer l’utilisation de la surface ou de l’équipement; s’il n’est pas possible de le faire, les employeurs doivent veiller à ce que l’équipement soit désinfecté entre chaque utilisateur et à ce que les employés utilisent des pratiques appropriées de lavage des mains et/ou disposent d’équipement de protection individuelle adéquat.

Pour les risques non professionnels ou les vecteurs externes : Envisagez d’abord un contrôle des employés, ce qui peut comprendre un dépistage ou un questionnaire, au début du quart de travail ou à une fréquence régulière, afin de déceler les symptômes liés à la COVID-19 ou les facteurs de risque; lorsque cela n’est pas possible, envisagez instaurer un système de déclaration favorisant la divulgation par les employés de toute infection, tout symptôme ou tout facteur de risque lié à la COVID-19.

Les éléments clés susmentionnés ne sont pas exhaustifs et peuvent différer en fonction du ressort, du secteur d’activité et de l’employeur.

Tableaux d’atténuation des risques

Une bonne façon de procéder au moment de faire l’ébauche d’une stratégie d’atténuation des risques consiste à dresser un tableau d’atténuation des risques indiquant :

• les facteurs de risque; 
• la probabilité que le risque engendrerait la transmission ou l’infection; 
• la possibilité d’éliminer le risque; et 
• la ou les façons dont le risque peut être atténué. 

À titre d’illustration, à la prochaine page, nous avons inclus un exemple de ce à quoi peut ressembler un tableau d’atténuation des risques. Au moment de créer ces tableaux, il est important d’y apporter le plus de détails possibles et d’envisager des moyens pratiques d’assurer la santé et la sécurité de tous les employés. 

Dans tous les cas, les stratégies devraient être conçues soigneusement en consultation avec les parties prenantes visées. 

Comme il a été susmentionné, dans les milieux de travail syndiqués, le représentant du syndicat ou de l’unité de négociation pourrait participer à la conception de la stratégie. De plus, selon la complexité du risque et des circonstances, vous devriez toujours consulter un avocat avant de donner de nouvelles directives ou de déployer des politiques mises à jour dans le milieu de travail. 

Une fois finalisées, ces stratégies seront, la plupart du temps, mises en œuvre par le truchement d’une politique sur le milieu de travail ou d’une directive donnée par la direction. Au moment de mettre en œuvre des nouvelles politiques ou des politiques mises à jour, il est important de se rappeler que la législation en matière de santé et de sécurité ne constitue pas le seul ensemble d’obligations dont un employeur devrait tenir compte. 

D’autres considérations juridiques pourraient être pertinentes avant de décider de mettre en œuvre une stratégie par voie de politique, qui peut varier selon la nature du milieu de travail.

Exemple: Échantillon d’un tableau d’atténuation des risques

3. Quoi d’autre? 

Pratiques exemplaires de gestion des mesures d’atténuation des risques liés à la COVID-19 en milieu de travail

En plus d’élaborer une stratégie d’atténuation des risques propre à leur milieu de travail, les employeurs doivent envisager adopter, en totalité ou en partie, les pratiques exemplaires suivantes pour réduire les risques de transmission en milieu de travail et veiller au respect des diverses obligations légales qui leur incombent dans ce contexte.

• Rédiger une procédure sur les étapes à suivre si un employé déclare présenter des symptômes de la COVID 19 ou avoir peut-être été exposé au virus.
• Rédiger une procédure de déclaration et/ou de contrôle pour ne pas que les employés se présentent au travail si :
  • Ils présentent des symptômes de la COVID-19;
  • Ils ont été en contact étroit avec une personne ayant reçu un diagnostic de COVID-19;
  • Ils ont reçu un diagnostic de COVID-19 ou attendent le résultat d’un test;
  • Ils doivent pour une autre raison se mettre en isolement ou en quarantaine.
• Dans la mise en œuvre de ces procédures, veiller à ce que les renseignements personnels des employés soient recueillis, conservés et utilisés conformément aux lois sur la protection de la vie privée applicables ou aux pratiques exemplaires du domaine. De manière générale, les renseignements personnels ne doivent être communiqués qu’avec le consentement exprès de l’employé ou si la loi l’exige.
• Maintenir et exiger une distanciation physique en milieu de travail par la mise en place des mesures suivantes :
  • Augmenter l’espace entre les bureaux, les tables et les postes de travail;
  • Exiger qu’une distance de deux mètres soit observée entre collègues ou entre les employés et les clients et utiliser des marques au sol de cette distance physique si cela s’applique;
  • Installer des barrières physiques lorsque la distanciation physique n’est pas possible.
• Afficher des enseignes sur la bonne façon de se laver les mains dans des endroits visibles dans les toilettes et les aires de repas par exemple.
• Dans des endroits visibles comme les entrées, afficher des enseignes sur les symptômes de la COVID-19 et de l’information sur les mesures que doivent prendre les employés s’ils présentent des symptômes.
• Nettoyer régulièrement les lieux de travail, notamment les surfaces qui sont souvent touchées et les surfaces communes.
• Fournir des distributeurs de désinfectant à mains et/ou des installations de lavage des mains.
• Fournir l’équipement de protection individuelle adéquat.
• Suspendre tous les déplacements d’affaires non essentiels conformément aux directives applicables des autorités canadiennes.
• Interdire l’accès aux lieux de travail pour les personnes qui ne sont pas des employés et/ou penser à comment protéger les employés des visiteurs et/ou des clients.
• Utiliser le courriel électronique, le téléphone ou la vidéoconférence pour éviter de tenir des réunions en personne.
• Échelonner les heures d’arrivée et de départ et/ou établir des horaires pour éviter la congestion aux entrées et aux sorties.
• Veiller à ce que les employés et les gestionnaires reçoivent la formation nécessaire au respect des nouvelles procédures, y compris les politiques ou directives mises à jour.
• Si les employés travaillent à distance et non à leur lieu habituel de travail ou dans des conditions pouvant entraîner des difficultés ou un isolement, envisager l’élaboration de stratégies pour faire face aux risques possibles liés à la santé mentale de l’employé pendant la pandémie et au retour au travail après celle-ci.
• Certains employés infectés par la COVID-19 peuvent tout de même être en mesure de travailler. Dans ce cas, veiller à répondre dans une mesure raisonnable aux besoins liés à leur condition et à leurs obligations familiales, jusqu’au point de la contrainte excessive.

Personnaliser la démarche

La liste des pratiques exemplaires susmentionnée n’est pas exhaustive et doit être adaptée pour répondre aux besoins et à la situation spécifiques de chaque employeur.

Les employeurs devraient adapter ces pratiques et procédures en fonction des besoins propres à leur entreprise et dans le respect des exigences prévues par la loi applicable dans leur province ou secteur d’activité. 

Les employeurs doivent aussi revoir régulièrement leur approche et l’adapter en fonction de l’information et des lignes directrices qui seront publiées par les gouvernements et les autorités de santé publique, notamment en matière de mesures de prévention et d’identification des symptômes. 

4. À retenir

Tout le monde doit collaborer afin de relancer l’économie du Canada de manière sécuritaire. À cette fin, les employeurs doivent envisager des mesures propres au milieu de travail en vue de réduire le risque de transmission de la COVID-19 dans le milieu de travail, tout en gardant à l’esprit ce qui suit :

• Comme il a été mentionné, ces efforts commencent par le repérage des facteurs de risque de propagation virale dans le milieu de travail et par la mise en place de stratégies d’atténuation efficaces.
• L’élaboration d’un tableau d’atténuation des risques peut constituer un moyen simple pour évaluer ces risques et concevoir une approche sur mesure afin de mettre en œuvre de façon créative des stratégies d’atténuation en milieu de travail réalisables et efficaces.
• L’information contenue dans cet article se veut un point de départ pour l’élaboration de stratégies d’évaluation et d’atténuation des risques et est fondée sur les renseignements disponibles à la date de sa publication. 
• À cet égard, les employeurs doivent être conscients que les pratiques exemplaires et obligations légales peuvent changer au fur et à mesure que la situation de la COVID-19 évolue.