Modifications au Code canadien du travail : entrée en vigueur des dispositions sur la conciliation travail-vie personnelle applicables aux employeurs régis par les lois fédérales

Les normes d’emploi fédérales feront l’objet d’importantes modifications en vertu de la partie III du Code canadien du travail, lesquelles entreront en vigueur le 1^er septembre 2019. Ces modifications auront des répercussions considérables pour les employeurs de ressort fédéral. Parmi les modifications apportées au Code, notons le nouveau droit permettant aux employés de demander un assouplissement des conditions d’emploi, des congés additionnels et d’autres mesures visant à accroître la flexibilité en milieu de travail. Ces modifications importantes sont décrites ci-après.

Modifications au Code

Assouplissement des conditions d’emploi

En vertu des nouvelles dispositions du Code, l’employé qui compte six mois consécutifs de service continu au sein d’un employeur régi par les lois fédérales pourra faire une demande en vue d’obtenir un assouplissement de ses conditions d’emploi en ce qui a trait au nombre d’heures qu’il est tenu de travailler, à son horaire de travail ou à son lieu de travail. D’autres conditions pourraient s’ajouter et seraient ultérieurement prévues par règlement.

Les employés devront faire leur demande par écrit. Entre autres exigences, toutes les demandes d’assouplissement des conditions d’emploi soumises par les employés devront inclure une explication des répercussions qu’auraient les changements demandés pour l’employeur et offrir des suggestions quant à la manière dont l’employeur pourrait s’en accommoder. Il convient de noter que toute demande reçue par l’employeur doit être bien documentée.

Si l’employeur refuse de faire droit à la demande ou ne l’accepte qu’en partie, il devra motiver sa décision par écrit. Le Code prévoit une liste restreinte de motifs permettant à l’employeur de refuser une demande présentée par un employé, notamment dans les contextes suivants :

• la demande entraînerait des frais additionnels qui représenteraient un fardeau pour l’employeur; 
• la demande aurait un effet préjudiciable sur la qualité ou la quantité de travail dans l’établissement de l’employeur;
• l’employeur n’est pas en mesure d’ajuster le travail des employés actuels ou d’embaucher du personnel additionnel pour donner suite aux changements demandés;
• il n’y aurait pas assez de travail pour l’employé si les changements demandés étaient consentis;
• toute autre raison prévue par règlement.

Nouveaux congés

• Congé personnel : Les employés auront droit désormais à cinq jours de congé personnel par année. Dans le cas des employés qui travaillent pour l’employeur depuis au moins trois mois, les trois premiers jours seront payés. Les employés peuvent prendre un congé personnel pour soigner une maladie ou une blessure, s’acquitter d’obligations relatives à la santé de tout membre de leur famille ou aux soins à lui fournir, s’acquitter d’obligations relatives à l’éducation de tout membre de leur famille âgé de moins de dix-huit ans, gérer toute situation urgente les concernant ou concernant un membre de leur famille, assister à leur cérémonie de citoyenneté ou gérer toute autre situation prévue par règlement.
  
  
• Congé pour pratiques autochtones traditionnelles : Ce congé non rémunéré permet aux employés de bénéficier d’un congé d’une durée maximale de cinq jours par année pour se livrer à une pratique autochtone traditionnelle, notamment la chasse, la pêche, la récolte ou la cueillette et toute autre pratique qui sera prévue par règlement. Les personnes autochtones (à savoir les Indiens, les Inuits ou les Métis) qui travaillent pour l’employeur sans interruption depuis au moins trois mois auront droit à ce congé.
  
  
• Congé pour les victimes de violence familiale : Ce congé permet à un employé qui est victime de violence familiale, ou dont l’enfant en est victime, de bénéficier d’un congé d’une durée maximale de 10 jours par année. Dans le cas des employés qui travaillent pour l’employeur sans interruption depuis au moins trois mois, les cinq premiers jours seront payés.
  
  
• Congé pour fonctions judiciaires : Ce congé ne prévoit aucune durée minimale de service exigée et permet aux employés de prendre un congé non rémunéré pour participer à une procédure judiciaire à titre de témoin, de juré ou de candidat à un processus de sélection des jurés.
  
  
• Congé pour une employée enceinte ou allaitant : L’employée enceinte ou allaitant qui ne peut travailler pour cette raison a droit à un congé non rémunéré pendant la période qui va du début de la grossesse à la 24e semaine suivant la naissance de l’enfant. Il est à noter que ce congé est distinct du congé de maternité ou du congé parental.
  
  
• Congé de décès : Le congé de décès passera de trois à cinq jours. Dans le cas des employés qui travaillent pour l’employeur sans interruption depuis au moins trois mois, les trois premiers jours seront payés. Le congé peut être pris en une ou deux périodes.
  
  L’employé peut se prévaloir de ce congé entre la date du décès du proche parent et six semaines après la date des funérailles du proche parent, de son inhumation ou du service commémoratif tenu à son égard, selon la date la plus éloignée.
  
  
• Congé pour raisons médicales : Le congé pour raisons médicales a remplacé le congé de maladie aux termes du Code et permet à tous les employés de bénéficier d’un congé non rémunéré d’une durée maximale de 17 semaines en raison d’une maladie ou d’une blessure, d’un don d’organe ou de tissu ou d’un rendez-vous médical pendant les heures de travail. Il est à noter que l’employé n’est plus tenu d’avoir travaillé pendant une période continue pour se prévaloir de ce congé. 

Ces congés ne seront pas calculés au pro rata pour 2019, ce qui signifie que les employés auront droit, en date de septembre 2019, à la durée maximale des congés prévue par ces modifications. Les employés à temps partiel et les employés temporaires ont également droit à ces congés, qui ne seront pas calculés au pro rata. Les étudiants et les stagiaires pourront aussi s’en prévaloir.

Le Programme du travail du gouvernement du Canada a précisé dernièrement que ces nouveaux congés peuvent s’ajouter aux autres congés prévus par le Code dans la mesure où l’objet du congé est le même. Par exemple, l’employé qui prend une journée personnelle pour s’occuper d’un membre de sa famille qui est malade peut également prendre un congé pour des raisons médicales ou un congé en cas de maladie grave pour s’en occuper, à condition de respecter les critères ouvrant droit à ces congés.

Les employés dont les conventions collectives ou les contrats d’emploi accordent la même durée et le même type de congé n’auront pas droit à un congé additionnel en vertu du Code, dans la mesure où le congé prévu par la convention collective ou le contrat d’emploi peut être pris pour les mêmes motifs que ceux exposés dans le Code.

Congé annuel

Les employés peuvent avoir le droit de prendre leur congé annuel en une seule période ou en plusieurs périodes. Ils pourront aussi interrompre ou reporter un congé annuel approuvé pour prendre un congé non rémunéré, ce qui comprend les nouveaux congés indiqués ci-dessus. L’indemnité de congé annuel et les journées de vacances ont aussi été augmentées aux niveaux suivants :

• Deux semaines de congé annuel payé (indemnité de congé annuel représentant 4 % du salaire brut) après une année de service.
• Trois semaines de congé annuel payé (indemnité de congé annuel représentant 6 % du salaire brut) après cinq années de service. 
• Quatre semaines de congé annuel payé (indemnité de congé annuel représentant 8 % du salaire brut) après dix années de service.

De plus, pendant chaque année de service, les employés ont droit à un congé annuel payé :

• d’au moins deux semaines s’ils ont complété au moins une année de service; 
• d’au moins trois semaines s’ils ont complété au moins cinq années de service consécutives auprès du même employeur; et 
• d’au moins quatre semaines s’ils ont complété au moins dix années de service consécutives auprès du même employeur.

Conclusions

Bon nombre d’employeurs ont déjà des contrats d’emploi, des politiques ou des conventions collectives qui régissent la possibilité pour l’employé de demander l’assouplissement des conditions d’emploi ou de prendre un des congés susmentionnés. Cependant, les employeurs devront évaluer si les employés jouissent d’un plus grand avantage aux termes de leur contrat actuel comparativement aux nouveaux congés aux termes du Code, à défaut de quoi les employeurs pourraient devoir réviser leurs dispositions en matière de congé ou offrir des jours de congé additionnels dans le but de se conformer au Code. 

Plus précisément, cette analyse devra être faite à l’égard des congés payés que le Code prévoit maintenant. À titre d’exemple, si un employé bénéficie déjà de trois journées personnelles payées, mais que ces journées ne peuvent être utilisées aux fins énoncées dans le Code (par exemple, l’éducation d’un proche parent), l’employeur devra vraisemblablement élargir sa définition de journées personnelles pour y inclure les mêmes raisons que celles prévues aux termes du Code.   

Avec l’ajout de ces nouveaux congés, les employeurs pourraient voir une augmentation de la superposition de multiples congés, selon les circonstances. Plus particulièrement, de nombreux congés en vertu du Code peuvent être pris pour des raisons similaires et l’employeur pourrait ne pas avoir de pouvoir discrétionnaire quant à la prise de congés s’ils sont tous pris pour la même raison (c’est-à-dire, un congé personnel, un congé de maladie et un congé en cas de maladie grave pourraient être pris consécutivement). En ce sens, les employeurs doivent savoir qu’ils ne pourront pas nécessairement user de leur pouvoir discrétionnaire habituel quant à l’approbation de demandes multiples ou de demandes consécutives de congés prévus aux termes du Code.  

De même, les employeurs doivent apporter les changements appropriés à leurs systèmes pour faire en sorte que les employés à temps partiel et les employés temporaires soient rémunérés conformément aux calculs indiqués au paragraphe 17 (a) du Règlement modifiant le Règlement du Canada sur les normes du travail qui entrera aussi en vigueur le 1^er septembre 2019. Pour ces employés, les journées payées pour un congé personnel, un congé pour les victimes de violence familiale et un congé de décès sont calculées selon la moyenne des gains journaliers de l’employé, compte non tenu de sa rémunération pour des heures supplémentaires, pendant les 20 jours où il a travaillé immédiatement avant le premier jour de la période de congé payé. 

De plus, même si les employeurs conserveront un certain pouvoir discrétionnaire quant à l’examen des demandes faites pour l’assouplissement des conditions d’emploi, les motifs de refus acceptables sont désormais étroitement prescrits par le Code. Les employeurs devraient évaluer l’incidence de ce nouveau cadre visant les demandes d’assouplissement des conditions d’emploi sur le milieu de travail et envisager d’élaborer des protocoles et des politiques ou les modifier, au besoin. Par exemple, un employeur pourrait vouloir dresser des scénarios pour évaluer si des changements de l’horaire de travail d’un employé, du lieu ou des heures de travail peuvent être apportés ou non, selon les besoins d’exploitation de l’entreprise.

Les employeurs conserveront un pouvoir discrétionnaire quant à l’acceptation ou au rejet des demandes visant des périodes de congé annuel multiples, compte tenu de leurs besoins liés à l’exploitation. Le Code ne limite pas les circonstances quant au moment où ces demandes peuvent être faites et ainsi, le cas échéant, les employeurs pourraient vouloir établir des critères internes à l’égard de ces demandes, ainsi que des procédures aux fins du traitement des demandes, qui doivent être faites par écrit.

Il est important que les employeurs passent attentivement en revue les dossiers pertinents concernant leurs employés, ainsi que les politiques, conventions collectives, procédures et pratiques pertinentes pour assurer le respect des modalités de ces nouvelles dispositions puisqu’elles entreront en vigueur très prochainement.

Pour plus de renseignements concernant les nouvelles modifications de la Partie III du Code qui entreront en vigueur le 1^er septembre 2019, veuillez vous reporter à notre Guide d’information en matière de droit de l’emploi et du travail ici.