Certains éléments des contrats d’approvisionnement et des efforts de réorientation à considérer en contexte de pandémie

Alors que la pandémie de COVID-19 continue de créer un climat de grande incertitude, certains fabricants redirigent leurs activités de fabrication pour appuyer le secteur des soins de santé. Cet effort de mobilisation est en plein essor mondialement et particulièrement en Ontario après l’appel à l’aide du gouvernement. 

Cet effort n’est pas simple. Les entreprises qui y participent doivent évaluer d’un œil critique le fonctionnement actuel des chaînes d’approvisionnement et des activités de fabrication, examiner leurs autorisations et permis d’exploitation existants et se demander comment elles pourraient devoir fonctionner après la pandémie. Les fabricants, les fournisseurs et les tiers feraient mieux d’étudier quelles solutions aux défis que posent la réorientation leur permettront : i) de maintenir des liens étroits avec les intervenants de leurs chaînes d’approvisionnement, ii) de favoriser la confiance envers la reprise du cours normal des affaires, iii) d’innover pour mieux s’adapter à des changements semblables de production à l’avenir et iv) d’évaluer ce qui doit être fait pour localiser des pièces additionnelles pour mettre en œuvre l’effort de réorientation.

Aborder l’interruption des contrats d’approvisionnement existants

Lorsqu’ils mettent en œuvre des efforts de réorientation, bon nombre de fabricants et de fournisseurs doivent envisager la suspension des contrats en vigueur et l’interruption des services en cours. Une interruption de services déjà prévue pour une cause s’apparentant à la situation actuelle est relativement simple à traiter. Cependant, dans la plupart des cas, les modalités des contrats actuels demeureront en vigueur et devront être prises en considération par les parties au moment de décider comment procéder. 

Dynamique de la relation

Tout d’abord, la partie redirigeant ses activités pourrait proposer à ses contreparties actuelles de suspendre ou de reporter pendant une certaine période l’exécution d’un commun accord en tenant compte du contexte du contrat, de la relation entre les parties et du contexte commercial. Une telle proposition peut, dans le cadre de la pandémie, convenir à une contrepartie. Toutefois, dans d’autres circonstances, des questions plus complexes peuvent se poser et exiger un cadre plus formel et nuancé. Dans ces situations, il pourrait être à propos de conclure un contrat modificateur.

Bien que cela puisse sembler simple à première vue, la modification d’un contrat d’approvisionnement afin d’envisager un événement intrinsèquement incertain (par sa durée et sa portée) demande une étude attentive en raison du caractère sans précédent du contexte actuel et de l’incertitude quant à la durée de la pandémie et de la possibilité qu’elle se répète.

Modification du contrat

La modification du contrat devrait prévoir la suspension de l’obligation d’approvisionnement existante, tout en fixant des balises pour traiter toute question qui soulèverait une violation éventuelle, par exemple. Parmi les éléments importants devant être pris en considération, notons :

• Suspension des cas de résiliation : La suspension des cas réputés de résiliation se rapportant à la suspension ou au report de l’approvisionnement et aux recours connexes; 
• Disposition de temporisation souple : La durée de la période de pandémie/temporaire doit pouvoir être ajustée (pour prévoir l’incertitude inhérente à la durée de la crise) tout en étant déterminable raisonnablement par les parties, ce qui signifie que la modification doit comporter un ensemble de lignes directrices permettant de prévoir, le moment venu, la fin de la période temporaire. Ainsi, le contrat modificateur pourrait se transformer pour s’adapter à la durée des interruptions liées à la pandémie;
• Reprise graduelle : Un ajustement aux quotas de fourniture ou aux engagements d’un niveau minimal de services ou de fournitures ainsi qu’un mécanisme prévoyant la reprise graduelle ou la remise en vigueur des engagements initiaux par suite de la reprise des activités, par l’inclusion notamment de dispositions sur l’échelonnement vers les quotas ou volumes initiaux, en considérant que la reprise économique complète ne sera pas immédiate;
• Partage des coûts : Au besoin, partager entre les parties les dépenses associées à l’interruption dans un contexte où le fabricant qui redirige sa production est en mesure de poursuivre ses activités, non sans coûts toutefois.

Maillons de la chaîne d’approvisionnement et réseaux d’approvisionnement

Même si un contrat modificateur représente une solution juridique qui permettrait de traverser une période de bouleversement aigu, il faut comprendre que cette solution vise aussi à tenir compte de la réalité commerciale, dont l’impact sur la réputation. La perte d’un maillon de la chaîne d’approvisionnement peut se répercuter sur les services et les revenus des fabricants, de leurs entrepreneurs et des fournisseurs dont le contrat a pris fin, ce qui cause inévitablement des ruptures dans les réseaux de distribution. 

Communications proactives et fréquentes

Pour préserver tout ce qui est possible de préserver pendant cette pandémie, il importe que les diverses parties de la chaîne d’approvisionnement entretiennent des communications régulières afin de donner aux engagements en matière de service le maximum de chances d’être maintenus le plus harmonieusement possible et que la reprise des activités ne soit pas indûment retardée ou entravée. Plus les liens sont tendus entre les parties de la chaîne d’approvisionnement, plus cela risque de nuire à la reprise générale des activités au sein de la société ou du secteur. 

Réinventer les façons de faire

La pandémie de COVID-19 fait également ressortir les enjeux que posent les interruptions dans la circulation des biens nécessaires. Qui plus est, les mesures prises par les fabricants dans le cadre de leurs efforts de réorganisation peuvent exiger du matériel et une conception de produits nouveaux. Les responsables des efforts de réorientation auraient avantage à envisager la possibilité de conclure des alliances stratégiques pour s’assurer un accès rapide et facile à des fournisseurs, des fabricants et des capacités de conception en cas de perturbation ou d’urgence. De plus, ce type d’alliance pourrait donner lieu à de plus grandes efficiences lorsque les activités commerciales auront repris. 

Des solutions inédites en vue de créer des réseaux d’approvisionnement dynamiques pourraient faire partie de la gestion des risques d’une entreprise qui redirige ses activités, de même que l’évaluation de nouvelles occasions d’affaires et l’exploration de nouveaux marchés. De tels efforts ont déjà porté leurs fruits (en anglais seulement) dans la pandémie de COVID 19 actuelle, mettant en lumière le pouvoir des solutions innovantes et des nouvelles alliances pour promouvoir la diversité des capacités manufacturières. 

Ces initiatives peuvent être officialisées et négociées de différentes façons, par exemple par la conclusion d’un protocole d’entente ou d’une convention de coentreprise. Ces nouveaux efforts visant un groupe précis d’exploitants doivent être envisagés en tenant compte des restrictions juridiques et de la réglementation, comme les lois sur la concurrence. 

Pour plus de renseignements sur les questions réglementaires touchant les pratiques environnementales et la désignation des services essentiels, consultez nos 10 astuces pour gérer le risque environnemental.