L’assouplissement des conditions de travail et les vacances : questions en matière d’emploi et de travail à prendre en considération en temps de pandémie

Pour aider à prévenir la propagation de la COVID-19, bon nombre d’entreprises ont été forcées de fermer ou de réduire le nombre d’employés à leurs établissements dans le but de respecter les protocoles de distanciation sociale.

Par conséquent, les entreprises cherchent des façons d’assurer la santé et la sécurité de leur main-d’œuvre et de se conformer aux protocoles de distanciation sociale, tout en continuant de fonctionner dans la plus grande mesure possible. Des modalités d’assouplissement des conditions de travail, comme autoriser les employés à travailler à distance ou adopter des horaires souples, constituent l’une des solutions à ce problème. De nombreuses entreprises sont en mesure d’assouplir les conditions de travail, ce qui entraîne une interruption minimale des activités commerciales. 

Toutefois, d’autres employeurs peuvent avoir certaines inquiétudes quant à la mise en œuvre de mesures d’assouplissement des conditions de travail et aux répercussions de celles-ci sur la productivité et les besoins opérationnels. D’autres seront simplement incapables de mettre en place des modalités de travail à distance et pourraient devoir procéder à des mises à pied ou permettre à leurs employés de prendre un congé sans solde durant cette période. 

Dans ces cas, les employeurs peuvent appréhender que leurs employés choisissent d’attendre la reprise des activités commerciales ou la fin des mesures de distanciation sociale pour prendre leurs vacances annuelles. Pour éviter cette situation, les employeurs se demandent peut-être s’ils peuvent obliger leurs employés à prendre leurs vacances maintenant et non pas plus tard pendant l’année ou, encore, les obliger à reporter leurs vacances. 

Pour aider les employeurs à traiter ces questions, nous avons répondu à certaines questions courantes relatives aux droits aux vacances et à l’assouplissement des conditions de travail. La présente actualité juridique aborde l’état du droit sur ces questions en Ontario, en Colombie-Britannique, en Alberta, au Québec, ainsi qu’au palier fédéral. La présente actualité juridique vise à fournir une vue d’ensemble des questions concernant les ajustements dans la main-d’œuvre. Comme toujours, nous incitons les employeurs à obtenir un avis juridique avant d’apporter des modifications à leurs politiques et pratiques opérationnelles.

Planification des vacances : ce que les employeurs doivent savoir

Les employeurs peuvent-ils unilatéralement planifier le moment des vacances des employés?

• Réponse courte : Oui, les employeurs ont, de façon générale, le pouvoir discrétionnaire de planifier les vacances de leurs employés, sous réserve des exigences applicables des lois sur les normes du travail et des modalités de contrats d’emploi ou de conventions collectives. 
  
  
• Certaines conditions dans la législation sur les normes du travail doivent être remplies pour pouvoir planifier unilatéralement le moment des vacances des employés. Par exemple, en vertu de la législation d’un certain nombre de provinces, les employeurs sont tenus de donner un préavis aux employés avant de les obliger à prendre des vacances. Ainsi, au Québec, les employeurs doivent donner un préavis de quatre semaines des dates de vacances planifiées unilatéralement. En Alberta, les employeurs et les employés devraient tenter de convenir des dates de vacances des employés. Lorsqu’un employeur ne peut pas approuver les dates demandées, il doit donner à l’employé un préavis écrit de deux semaines des vacances planifiées de l’employé. 
  
  
• Bon nombre de ressorts, comme l’Ontario et la Colombie-Britannique, exigent que les vacances auxquelles les employés ont droit soient prises en périodes ininterrompues d’au moins une semaine, à moins de demande contraire de l’employé. En Alberta, les employés ont le droit de prendre leurs vacances en une période ininterrompue de deux ou trois semaines (selon les années de service), à moins que les employés ne demandent de les répartir sur des périodes plus courtes d’au moins une demi-journée chacune. Au Québec, les vacances auxquelles les employés ont droit en vertu de la loi doivent être prises en une période ininterrompue, à moins que les employés ne demandent de les répartir sur des périodes plus courtes, ce que les employeurs peuvent permettre à leur gré. 
  
  
• La législation de tous les ressorts au Canada prévoit des délais dans lesquels les vacances doivent être prises. En Ontario et au palier fédéral, les employés doivent prendre leurs vacances au plus tard dans les 10 mois qui suivent la fin de l’année de service qui y donne droit. En Colombie-Britannique, au Québec et en Alberta, les vacances doivent être prises dans les 12 mois de l’année au cours de laquelle le droit aux vacances est acquis. 

Un employeur peut-il annuler ou modifier unilatéralement des vacances approuvées au préalable? 

• Réponse courte : En guise de pratique exemplaire, les employeurs pourraient souhaiter permettre aux employés dont les vacances ont été réservées ou approuvées au préalable de les prendre comme prévu.
  
  
• Dans certains ressorts, il serait sage pour les employeurs de ne pas annuler ou modifier unilatéralement les vacances des employés qui ont été réservées à l’avance puisque le fait de revenir sur une date de vacances approuvée antérieurement constituerait une violation technique des lois sur les normes du travail, notamment en Alberta. 
  
  
• De plus, si l’employeur annule ou modifie unilatéralement des vacances approuvées au préalable, il existe le risque que l’employé puisse faire une réclamation pour perte monétaire en raison de la modification des vacances. Dans certains ressorts, la législation sur les normes du travail exige expressément que les employeurs remboursent aux employés toute perte monétaire attribuable à l’annulation ou au report, par une décision de l’employeur, de vacances approuvées au préalable, notamment en Saskatchewan.

Un employeur peut-il obliger un employé à renoncer aux vacances auxquelles il a droit ou à prendre des vacances plus courtes que celles qui ont été prises par les années passées?

• Réponse courte : Selon les circonstances, oui, mais cette approche n’est pas sans risque.
  
  
• La législation sur les normes du travail prévoit le nombre minimum de jours de vacances auxquels les employés ont droit chaque année. Les employeurs doivent, à tout le moins, s’assurer que les employés reçoivent ce nombre minimum de jours de vacances.
  
  
• Il faut noter que la législation sur les normes du travail dans certaines provinces (p. ex. en Colombie-Britannique) prévoit expressément que les employeurs ne doivent pas réduire les jours de vacances annuelles ou la paie de vacances des employés parce que les employés ont reçu une prime ou une prestation de maladie ou parce qu’ils ont obtenu auparavant des vacances annuelles plus longues que le minimum requis.
  
  
• Lorsque les employeurs offrent un nombre de jours de vacances supérieur au minimum prévu par la loi, ils pourraient réduire ce nombre de jours au nombre minimum prévu par la loi. Cependant, en agissant de la sorte, il y a un risque que cela puisse mener à des réclamations pour congédiement déguisé.

Les employeurs peuvent-ils offrir aux employés l’option d’utiliser les jours de vacances auxquels ils ont droit s’ils se mettent en isolement volontaire ou en quarantaine?

• Réponse courte : Oui. 
  
  
• Certains ressorts ont adopté une législation prévoyant un congé sans solde pendant les périodes où les employés doivent se mettre en isolement volontaire ou en quarantaine. Toutefois, si un employé désire recevoir une rémunération pendant cette période, l’employeur pourrait laisser l’employé utiliser ses jours de vacances plutôt que de prendre un congé sans solde. Cette possibilité devrait être proposée comme une option aux employés et non comme une mesure obligatoire imposée par l’employeur.

Assouplissement des conditions de travail : pourquoi est-ce important?

En résumé, l’assouplissement des conditions de travail implique habituellement la modification de ces dernières afin de favoriser une culture de conciliation travail-vie personnelle ou de permettre à un employé de travailler avec des mesures d’accommodement. On peut notamment permettre aux employés de travailler de la maison; modifier les heures de travail; ou réduire les heures de travail. Pour les employeurs qui sont toujours en activité, l’assouplissement des conditions de travail peut s’avérer une option attrayante pour les motifs suivants :

• L’assouplissement des conditions de travail en tant que mesure d’accommodement : En vertu de la législation sur les droits de la personne partout au pays, il est interdit aux employeurs de faire preuve de discrimination envers des employés pour des motifs protégés et ils sont obligés d’accommoder leurs employés jusqu’au point de la contrainte excessive. 
  
  
• L’assouplissement des conditions de travail en tant que droit accordé par les normes de l’emploi : De plus, les employeurs sous réglementation fédérale devraient savoir que leurs employés jouissent du droit de demander des assouplissements de leurs conditions d’emploi. En vertu des nouvelles dispositions du Code canadien du travail instaurées en septembre 2019, les employés cumulant au moins six mois de service peuvent demander des assouplissements en ce qui a trait au nombre d’heures qu’ils sont tenus de travailler, à leur horaire de travail ou à leur lieu de travail. L’employeur peut refuser de faire droit à ces demandes, ou ne les accepter qu’en partie, seulement sur le fondement d’une liste restreinte de motifs énoncés dans le Code, comme des frais additionnels qui représenteraient un fardeau pour l’employeur, l’insuffisance du travail disponible et l’effet préjudiciable sur la qualité ou la quantité de travail. Cet exercice peut être difficile pour les employeurs, car les employés ne sont pas tenus de justifier leur demande de mesures d’assouplissement des conditions de travail.
  
  
• L’assouplissement des conditions de travail en tant que mesure de protection de la santé et de la sécurité : L’assouplissement des conditions de travail peut également constituer une mesure de protection de la santé et de la sécurité. Par exemple, permettre aux employés de travailler à distance peut réduire le risque de transmission dans le milieu de travail traditionnel. 
  
  
• L’assouplissement des conditions de travail en tant que mesure de maintien en poste des employés : Même les employeurs qui ne sont pas tenus par la loi d’envisager des mesures d’assouplissement des conditions de travail à l’égard de leurs employés pourraient en tirer un avantage, particulièrement en cette période. En effet, offrir des mesures d’assouplissement des conditions de travail peut représenter une mesure importante pour favoriser le maintien en poste des employés et même attirer des personnes de talent en accommodant divers modes de vie. Et, comme il a été mentionné, particulièrement dans le cadre de la pandémie actuelle, les mesures d’assouplissement des conditions de travail peuvent se révéler essentielles au maintien de la continuité des activités de manière sécuritaire et saine.

À retenir

• Les employeurs ont généralement le droit de planifier les vacances des employés, sous réserve des limites prévues par la loi et des restrictions prévues dans les contrats d’emploi et les conventions collectives. 
  
  
• Les employeurs pourraient obliger les employés à prendre leurs vacances au cours d’une période déterminée afin de faire face aux défis posés par les exigences de distanciation sociale. 
  
  
• Même si les employeurs peuvent, de façon générale, planifier unilatéralement les vacances, le fait de procéder de la sorte pourrait avoir une incidence sur le moral et donner lieu à des réclamations pour congédiement déguisé ou d’autres réclamations selon les circonstances. Les employeurs devraient veiller à ce que toute décision prise soit respectueuse de la loi et de leurs autres obligations. 
  
  
• Toute décision prise quant à la planification des vacances des employés devrait être communiquée clairement aux employés. Idéalement, les employeurs donneront un préavis à leurs employés et expliqueront les motifs des décisions prises à l’égard de cette planification, ce qui atténuera les risques et aidera à réduire l’incidence de ces décisions sur le moral des employés. 
  
  
• Enfin, comme il a été indiqué ci-dessus, les mesures d’assouplissement des conditions de travail constituent un outil efficace pour limiter les répercussions sur les activités commerciales tout en assurant la santé et la sécurité de la main-d’œuvre.

Les auteurs désirent remercier Kayla Quintal, stagiaire, pour son aide dans la préparation de cette actualité juridique.