Le Programme du travail fédéral fournit des orientations sur l’indemnité de dépenses liées au travail

Un nouveau document fédéral Interprétation, Politique et Guide (IPG) du Programme du travail fédéral clarifie davantage l’indemnité de dépenses liées au travail qu’exige le Code canadien du travail. 

À compter du 9 juillet 2023, un nouveau règlement concernant l’indemnité de dépenses entrera en vigueur en application de l’article 238.1 du Code canadien du travail. Dans une publication antérieure (en anglais seulement), nous avons abordé les exigences générales de ce règlement.

Ce bulletin résume le document « IPG-120- Indemnité de dépenses liées au travail », qui clarifie les dépenses donnant droit à un remboursement. Afin être admissible au remboursement, une dépense doit répondre aux quatre critères d’admissibilité suivants :

i. L’employé n’est pas tenu de payer la dépense conformément à une entente écrite ou une convention collective;

ii. L’employé doit avoir payé la dépense de sa poche;

iii. La dépense doit être liée au travail; et 

iv. Elle doit être raisonnable.

Critère d’admissibilité 1 : L’employé n’est pas tenu de payer la dépense 

Un employé sera responsable du paiement d’une dépense lorsqu’une entente ou une convention collective applicable conclue entre lui et son employeur le prévoit.

Un employé non syndiqué n’aura pas droit au remboursement d’une dépense si une entente écrite exige que l’employé paie la dépense. Par exemple, si une entente écrite précise que l’employé est responsable du coût de remplacement des uniformes perdus, l’employeur ne sera pas tenu de rembourser cette dépense à l’employé. 

Dans le cas d’un employé syndiqué, une dépense ne sera également pas remboursable si une convention collective exige que l’employé paie la dépense. Par exemple, la convention collective peut exiger que l’employé paie les frais d’examen de la vue pour obtenir des lunettes de sécurité qui doivent être portées au travail. 

En l’absence d’une entente ou d’une convention collective prévoyant le paiement de la dépense par l’employé, l’employeur pourrait être responsable du remboursement de la dépense engagée.

Critère d’admissibilité 2 : La dépense est payée de la poche de l’employé

L’expression « de sa poche » désigne les dépenses qu’un employé paie avec son propre argent pour le compte de son employeur. 

Lorsqu’un employé paie avec son propre argent (par exemple avec sa carte de crédit personnelle), la dépense est admissible au remboursement. 

Inversement, lorsque l’employé paie avec une allocation ou une carte de crédit d’entreprise, la dépense n’est pas remboursable puisqu’elle n’est pas payée « de sa poche ».

Critère d’admissibilité 3 : La dépense est liée au travail

• Si la dépense est liée à l’exécution du travail de l’employé, comme les frais de déplacement pour assister à une réunion d’affaires dans un lieu différent du lieu de travail habituel;
• Si la dépense engagée permet de satisfaire à une exigence du travail de l’employé imposée par une norme de santé ou de sécurité au travail, comme le coût de l’équipement de protection personnelle; et
• Si la dépense est engagée dans un but professionnel légitime et non pour un usage ou un plaisir personnel, comme les frais de téléphonie mobile pour des appels professionnels (et non pour des appels personnels).

Critère d’admissibilité 4 : La dépense est raisonnable

Les facteurs suivants, entre autres, semblables à ceux énoncés au critère d’admissibilité précédent, sont pris en considération pour déterminer si une dépense est « raisonnable » :

• Si le montant de la dépense est raisonnable et qu’elle n’entraîne pas de frais additionnels non nécessaires. Par exemple, si un employé choisit de voyager en classe affaires et que cette option coûte plus cher que ce qui est autorisé par l’employeur, il est peu probable que ces frais de déplacement soient considérés comme une dépense raisonnable;
• Si la dépense a été autorisée à l’avance par l’employeur. Cette autorisation peut être communiquée par écrit ou verbalement (y compris par message texte ou autre moyen électronique) avant que la dépense ne soit engagée. Par exemple, autoriser un employé à passer la nuit à l’hôtel avant que l’employé ne parte en voyage sera probablement considéré comme raisonnable; et 
• Si la dépense est engagée de bonne foi par l’employé. La bonne foi est bien sûr une question de jugement. Cependant, l’employé qui est honnête et qui n’a pas l’intention de tromper délibérément sera généralement considéré comme étant de bonne foi. Par exemple, si un employé choisit délibérément de réserver une suite, ce qui coûte plus cher que la chambre standard autorisée par l’employeur, la dépense n’est pas engagée de bonne foi et ne sera donc pas remboursable.

Délai de remboursement

Lorsque les critères ci dessus sont satisfaits et que l’employeur doit rembourser la dépense, il doit le faire à l’intérieur de délais précis, en fonction encore une fois du contenu du contrat d’emploi. 

Pour les employés syndiqués, le délai de remboursement est celui précisé dans la convention collective ou, s’il n’y a pas d’entente écrite, dans les 30 jours à compter de la date à laquelle l’employé a présenté sa demande de remboursement à l’employeur.

Pour les employés non syndiqués, le délai est celui précisé dans une entente écrite ou, s’il n’y a pas d’entente écrite, dans les 30 jours à compter de la date à laquelle l’employé a présenté la demande de remboursement à l'employeur.

L’auteur désire remercier Isabelle Deschênes, étudiante en droit, pour son aide dans la rédaction de cette actualité juridique.