Nouvelle année, nouveau règlement : le projet de règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence en vertu du Code canadien du travail devrait entrer en vigueur en 2020

L’année 2020 à nos portes, il est temps pour les employeurs de se préparer à l’adoption du projet de Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (projet de règlement) en vertu de la partie II du Code canadien du travail (Code), qui a été publié plus tôt cette année. Même si le projet de règlement est toujours susceptible d’être modifié, la version finale devrait entrer en vigueur au courant de l’année prochaine. Le projet de règlement s’appliquera à tous les milieux de travail sous réglementation fédérale couverts par la partie II du Code, y compris au secteur privé sous réglementation fédérale, à la fonction publique fédérale et en milieu de travail parlementaire. Voici un résumé du projet de règlement.

Mesures de prévention et répression

Politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail : L’employeur et le partenaire concerné¹ élaborent conjointement² une politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail en vue d’aborder, notamment, la formation, le processus de règlement, l’évaluation du lieu de travail, les procédures d’urgence et les mesures de soutien. Cette politique doit être mise à la disposition de tous les employés et être mise à jour à la suite d’une mise à jour de l’évaluation du lieu de travail ou lorsqu’un élément de la politique change.

Évaluation du lieu de travail : L’employeur, conjointement avec le partenaire concerné, effectue une évaluation du lieu de travail afin d’identifier les risques et d’élaborer les mesures de prévention, et ils doivent la mettre à jour si elle ne reflète plus exactement l’évaluation du lieu de travail ou si un avis d’incident³ a été donné et que le processus de règlement ne peut être poursuivi. Dans tous les cas, elle doit être examinée tous les trois ans et mise à jour, au besoin. La personne qui identifie les risques doit être qualifiée pour le faire et doit tenir compte des facteurs qui ont une incidence sur ces risques, notamment la culture du lieu de travail et les rapports en lien avec le harcèlement. Des mesures de prévention doivent être conjointement élaborées et mises en œuvre dans les six mois de la date à laquelle l’identification des risques est complétée.

Procédures d’urgence

L’employeur, conjointement avec le partenaire concerné, élabore les procédures d’urgence qu’il faut mettre en œuvre lorsque : un incident pose un danger immédiat pour la santé et la sécurité d’un employé ou qu’il existe une menace d’un tel incident. Les procédures d’urgence doivent être accessibles à tous les employés.

Formation

Le destinataire désigné : Les employeurs devront désigner une personne pour qu’elle agisse en tant que « destinataire désigné ». En vertu du projet de règlement, le destinataire désigné est une personne qui peut recevoir un avis d’incident.

Mesures de formation : L’employeur, conjointement avec le partenaire concerné, élabore ou détermine la formation à donner sur le harcèlement et la violence dans le lieu de travail. La formation doit aborder différents éléments, dont la façon de reconnaître et de prévenir le harcèlement et la violence dans le lieu de travail et la façon d’intervenir adéquatement à différents types d’incidents. Le contenu de la formation doit être examiné au moins tous les trois ans. L’employeur doit recevoir la formation, et veiller à ce que les employés et le destinataire désigné reçoivent la formation, tous les trois ans. Une formation initiale doit être donnée au destinataire désigné avant qu’il assume ses fonctions et à chaque employé dans les trois mois suivant le début de leur emploi. De plus, l’employeur pourrait être obligé de donner une formation additionnelle si, par exemple, un employé est affecté à un nouveau rôle qui comporte des risques accrus de harcèlement ou de violence dans le lieu de travail.

Dans les six mois suivant l’entrée en vigueur du projet de règlement, l’employeur doit veiller à ce que lui-même et ses employés reçoivent la formation nécessaire en lien avec le harcèlement ou la violence dans le lieu de travail.

Mesures de soutien

L’employeur doit mettre à la disposition (de tous les employés) des renseignements relativement aux ressources médicales, psychologiques ou aux autres services de soutien disponibles dans leur région.

Processus de règlement

Avis et réponse

Une partie principale⁴ ou un tiers peut aviser le destinataire désigné et l’employeur d’un incident et peut le faire de façon anonyme. Si le destinataire désigné (ou l’employeur, selon le cas) est avisé d’un incident par un tiers qui n’est pas anonyme, le destinataire désigné (ou l’employeur, selon le cas) accusera réception de l’avis dans les cinq jours de sa réception. Lorsqu’une partie principale avise d’un incident, un accusé de réception doit être donné accompagné de l’information sur la politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail de même que sur le processus de règlement. La même information doit être donnée à la partie intimée.

Règlement

• Règlement anticipé : Le destinataire désigné (ou l’employeur, selon le cas) fait « tous les efforts raisonnables pour régler l’incident ». Si l’incident n’est pas réglé au moyen d’un règlement anticipé, la partie principale peut choisir de poursuivre le processus de règlement par la voie d’une conciliation ou d’une enquête.
• Conciliation : La conciliation d’un incident peut se faire seulement si aucune enquête de l’incident n’est entamée et que la partie principale et la partie intimée acceptent la conciliation (et choisissent une personne pour faciliter la conciliation). Si la conciliation ne peut se poursuivre ou qu’elle échoue et que la partie principale choisit de poursuivre le processus de règlement, l’incident fera l’objet d’une enquête.
• Enquête : Le destinataire désigné (ou l’employeur, selon le cas) donne un avis à la partie principale et à la partie intimée indiquant qu’une enquête sera menée. Le destinataire désigné (ou l’employeur, selon le cas), la partie principale et la partie intimée doivent choisir la personne qui agira comme enquêteur. Si les parties n’arrivent pas à s’entendre sur le choix de l’enquêteur dans les 60 jours, le destinataire désigné (ou l’employeur, selon le cas) demandera au ministre du Travail de choisir l’enquêteur. Peu importe qui choisit l’enquêteur, ce dernier doit être qualifié, au sens où l’entend le projet de règlement⁵. Tout renseignement pertinent doit être fourni à l’enquêteur. Une fois l’enquête terminée, l’enquêteur doit remettre à toutes les parties un rapport final et un rapport sommaire.
• Mise en œuvre des recommandations : L’employeur doit remettre une copie du rapport sommaire au partenaire concerné. L’employeur et le partenaire concerné choisissent conjointement les recommandations formulées dans le rapport sommaire qui doivent être mises en œuvre.
• Processus de règlement mené à terme : Le règlement anticipé ou la conciliation est considéré comme mené à terme s’il réussit et s’il est complété dans les 180 jours de la date d’avis d’un incident. Si la partie principale choisit, avant qu’un incident fasse l’objet d’une enquête, de ne pas poursuivre le processus de règlement, il est considéré comme mené à terme lorsque l’employeur examine et met à jour l’évaluation du lieu de travail dans l’année suivant la date d’avis d’un incident. Enfin, une enquête est considérée comme menée à terme lorsque l’enquêteur fournit les rapports requis et que l’employeur met en œuvre les recommandations convenues.

Éléments à retenir pour les employeurs sous réglementation fédérale

Ce nouveau règlement a une grande portée et il imposera de nombreuses nouvelles obligations aux employeurs sous réglementation fédérale. Les mesures initiales suivantes devraient être prises :

• Examiner les politiques en place afin de se conformer au nouveau règlement ou rédiger de nouvelles politiques; 
• Déterminer les secteurs qu’il s’avérerait pertinent de cibler dans le cadre des nouvelles évaluations du lieu de travail, ce qui pourrait commencer par l’identification des risques dans le lieu de travail et l’élaboration de mesures de prévention;
• Planifier la formation requise en lien avec la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail à l’intention du destinataire désigné et des employés en général. 

Nous incitons les employeurs à ne pas sous-estimer le temps, les efforts et les ressources qu’ils devront consacrer pour faire appliquer toutes les exigences prévues dans le nouveau règlement si celui-ci est adopté dans sa version actuelle. Même si les organismes de réglementation feront sans doute preuve de souplesse au début de l’entrée en vigueur du règlement, il est essentiel d’entamer une réflexion et de prévoir des actions afin d’assurer une transition sans heurt. 

Les auteurs souhaitent remercier Alexandra Saikaley, stagiaire, pour son aide dans la préparation de cette actualité.