Saison des procurations 2023 : les ESG restent au centre de l’attention malgré l’incertitude des marchés

La présente actualité résume les tendances actuelles en matière de gouvernance et de rémunération des membres de la haute direction. Elle fournit également des recommandations sur des questions importantes à l’approche de la prochaine saison des procurations. La présente actualité traite notamment de l’évolution des principales lois en droit des sociétés et des lignes directrices des agences de conseil en vote, mais également des commentaires fournis par des représentants d’investisseurs institutionnels et d’organismes de gouvernance lors d’un webinaire que nous avons tenu récemment.

Les ESG en action

Opérationnalisation des ESG : Tous les regards sont tournés vers le « comment »    

Dans une actualité de l’année dernière, nous avons évoqué le fait que de nombreux investisseurs et conseillers en vote ont l’intention de responsabiliser les conseils d’administration sur les questions environnementales, sociales et de gouvernance (ESG). Certains ont l’intention de voter contre le président du conseil ou les membres du conseil ou de ses comités qui omettent de responsabiliser, et Glass Lewis (GL) a annoncé qu’il recommandera pour les assemblées tenues à compter de 2023, de voter contre le président du comité de gouvernance d’une société de l’indice composé S&P/TSX qui ne communique pas adéquatement le rôle du conseil dans la surveillance des ESG. 

Toutefois, outre l’attribution de responsabilités en matière d’ESG au conseil ou à ses comités, les émetteurs doivent opérationnaliser leur surveillance des ESG. Comme il est décrit plus en détail dans notre actualité sur l’opérationnalisation des ESG, il n’existe pas d’approche universelle. Cette surveillance doit être adaptée à chaque entreprise. 

Les risques liés aux ESG peuvent couvrir un grand spectre, y compris l’impact des changements climatiques, les conditions de santé et de sécurité, la protection des droits de la personne, la diversité, l’équité et l’inclusion et l’éthique commerciale, pour n’en citer que quelques-uns. Les émetteurs doivent soulever les risques éventuels (et les occasions) selon leurs activités et leur attribuer de manière générale des ressources en conséquence. Cette analyse peut s’étendre à la chaîne d’approvisionnement d’un émetteur. 

À titre de pratique exemplaire, les émetteurs peuvent utiliser des matrices d’importance¹ ou des tableaux de risques ESG pour repérer les sujets ESG importants et adopter des plans de travail pour coordonner les rapports et la surveillance par le conseil et les comités du conseil sur ces sujets. 

Recommandation : Examinez les chartes de votre conseil et de vos comités et envisagez d’utiliser des matrices d’importance, des tableaux de risques et des plans de travail pour repérer et gérer les risques liés aux ESG.

Diversification de la diversité  

Hausses des attentes des agences de conseil en vote

L’un des principaux changements de la saison des procurations 2022 était l’entrée en vigueur des lignes directrices de l’Institutional Shareholder Services (ISS) et de GL sur la diversité. Ces lignes directrices ont été renouvelées et améliorées pour les saisons de procuration 2023 et 2024².

Tel qu’il a été annoncé précédemment, GL recommandera désormais de manière générale de voter contre le président du comité des mises en candidature des sociétés cotées à la TSX qui comptent moins de 30 % d’administrateurs « incarnant la diversité de genre »³ et contre tous les membres du comité des mises en candidature d’un conseil si aucun administrateur « incarnant la diversité de genre » n’y siège. Il s’agit d’un changement par rapport à un nombre fixe qui était appliqué auparavant, c’est-à-dire qu’il fallait au moins deux femmes membres d’un conseil composé d’au moins sept administrateurs au total. GL peut décider de ne pas faire de recommandation de vote négatif si la société dispose d’une politique en matière de diversité dotée de modalités précises et de cibles claires ou d’information relative au calendrier du conseil visant l’augmentation de la diversification des genres parmi ses membres. 

De la même manière, ISS a fait passer son seuil à 30 % en 2022 pour la représentation féminine au conseil, mais uniquement pour les émetteurs constituant l’indice composé S&P/TSX. Pour les sociétés cotées à la TSX qui comptent plus de quatre administrateurs et qui ne font pas partie de l’indice composé S&P/TSX, ISS recommande de manière générale de s’abstenir de voter pour le président du comité des nominations si aucune femme ne siège au conseil. L’exemption pour les sociétés qui disposent d’une politique officielle en matière de diversité ne s’appliquera plus, sauf dans des circonstances particulières, comme une récente baisse sous les exigences minimales ou une transition récente vers la TSX ou l’indice composé. 

ISS a récemment modifié ses lignes directrices sur le vote, de sorte qu’à compter du 1^er février 2024, les sociétés constituant l’indice composé S&P/TSX devront avoir au moins un administrateur issu de la diversité sur le plan racial ou ethnique. Aux termes de la nouvelle politique, ISS peut recommander de voter contre le président du comité responsable des nominations d’administrateurs ou, s’il n’existe une telle personne, contre le président du conseil d’administration, lorsqu’un émetteur ne se conforme pas à cette ligne directrice.

Nouvelles données sur la représentation de la diversité des genres au Canada

Le 27 octobre 2022, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont publié leur huitième examen annuel de l’information sur les émetteurs canadiens à l’égard de la représentation féminine au sein des conseils et de la haute direction⁴. Selon un échantillon de 625 émetteurs, le rapport comprend des comparaisons des principales tendances d’une année à l’autre :

Bien que les ACVM n’aient pas encore publié de modifications relatives à la réglementation sur les valeurs mobilières concernant les obligations d’information en matière de diversité au sens général de ce terme (comme l’a fait le législateur fédéral pour les sociétés constituées sous le régime de la Loi canadienne sur les sociétés par actions [LCSA]), elles songent à élargir la portée des obligations d’information en matière de diversité⁵.

Dans la préparation des documents relatifs à l’assemblée pour la prochaine saison des procurations, les émetteurs devraient prendre note que les ACVM et Corporations Canada ont publié des indications et des lignes directrices sur la façon de présenter les données liées à la diversité (les indications des ACVM commencent à la page 12 ici et les lignes directrices de Corporations Canada sont disponibles ici).

Recommandation : Examinez la façon dont le contenu et la présentation de vos politiques en matière de diversité et de vos mécanismes de renouvellement concordent avec les attentes en cours d’évolution exprimées par les autorités de réglementation, les actionnaires et les agences de conseil en vote.

Rapports ESG : climat et encore plus 

En 2023, la principale priorité ESG pour de nombreux investisseurs institutionnels restera liée aux changements climatiques et à la protection de l’environnement. Beaucoup appuieront donc les propositions en faveur de la divulgation d’information sur les émissions de carbone, l’utilisation de l’énergie et des ressources naturelles et la gestion des déchets et de la pollution⁶. 

ISS et GL ont publié de nouvelles politiques de divulgation de l’information relative aux changements climatiques pour les sociétés qui sont des émettrices de gaz à effet de serre (GES) « importantes » (significant) cotées à la TSX (ISS) ou pour tout émetteur dont les émissions de GES représentent un « risque important sur le plan financier » (financially material risk) (GL)⁷. À compter de 2023, ISS et GL recommanderont de manière générale de voter contre le président du comité responsable dans des cas où la société n’a pas divulgué comme il se doit l’information sur les risques liés aux questions climatiques conformément aux recommandations du Groupe de travail sur l’information financière relative aux changements climatiques (GTIFCC). Pour ISS, ces sociétés doivent également avoir fixé soit des cibles de réduction des GES à moyen terme, soit des cibles de réduction des GES de façon à atteindre la carboneutralité d’ici 2050, au moins pour leurs activités (niveau 1) et leur consommation d’électricité (niveau 2). Pour GL, les conseils doivent avoir défini explicitement et clairement leurs responsabilités de surveillance relativement aux enjeux climatiques et les émetteurs doivent divulguer cette information comme il se doit. 

La normalisation de la divulgation de l’information sur les questions climatiques est au cœur des priorités. En octobre 2021, les ACVM ont proposé le Règlement 51-107 sur l’information liée aux questions climatiques. Fondé en grande partie sur les recommandations du GTIFCC, le régime proposé par les ACVM cible quatre catégories : i) la gouvernance, ii) la stratégie, iii) la gestion des risques et iv) les mesures et les cibles. Au total, 131 lettres de commentaires ont été soumises pendant les consultations publiques, qui ont pris fin en février 2022. Une deuxième mouture du régime proposé est attendue en 2023, probablement après que la Securities and Exchange Commission des États-Unis (SEC) et le Conseil des normes internationales d’information sur la durabilité (ISSB) auront finalisé leurs documents respectifs. 

La divulgation de l’information sur les ESG est généralement faite avec de bonnes intentions, mais elle est souvent large et vague, et présentée dans une formulation de type marketing. Une telle présentation peut attirer l’attention des autorités qui font appliquer les lois sur la concurrence et les valeurs mobilières. Dans leur récent rapport d’examen des obligations d’information continue, les ACVM ont précisément fait une mise en garde contre les allégations trompeuses, non fondées ou autrement incomplètes sur les activités commerciales ou la durabilité d’un produit ou d’un service qui pourraient constituer de l’écoblanchiment⁸. En ce qui concerne les énoncés prospectifs, il est important de fournir des attentes réalistes et d’inclure un langage de mise en garde approprié. 

Recommandations : Préparez-vous de manière proactive aux nouvelles exigences de divulgation. Avant la publication d’énoncés liés aux ESG, tenez compte de la responsabilité éventuelle et ajoutez des mises en garde concernant l’information prospective.

La cybersécurité comme un élément du portefeuille de risques  

GL a ajouté à ses lignes directrices sur le vote une nouvelle rubrique selon laquelle la surveillance en matière de cybersécurité et la communication d’information sur les risques liés à la cybersécurité sont importantes pour toutes les sociétés. GL s’attend maintenant à ce que les émetteurs précisent le rôle de leur conseil pour ce qui touche la surveillance des enjeux liés à la cybersécurité et les mesures à prendre pour informer comme il se doit ses membres à ce sujet⁹.

Il s’agit là du reflet de la prévalence croissante des incidents, qui ciblent désormais avec succès les grandes sociétés ouvertes de divers secteurs. Les coûts liés à ces cyberattaques se sont également accrus, qui vont des coûts engagés pour remédier aux dommages et des demandes de rançon, aux coûts opérationnels, de réputation ainsi que ceux en cas de litige potentiel.

En raison de ce risque accru, la SEC a sollicité des commentaires en mars 2022 sur ses propositions de modification de ses règles qui portent sur la divulgation d’information des incidents, dans le but d’améliorer et de normaliser l’information relative à la gouvernance de la cybersécurité, à la gestion des risques et au signalement d’incidents par des émetteurs¹⁰. Les règles proposées confirment la position de la SEC selon laquelle les investisseurs doivent être informés des efforts des émetteurs pour se préparer et réagir aux incidents de cybersécurité afin de prendre des décisions d’investissement éclairées, car ces incidents peuvent avoir des conséquences importantes sur les opérations d’un émetteur.

Dans ce contexte d’obligations d’information accrues concernant à la fois les programmes de cybersécurité et les rapports d’incidents, les conseils d’administration devraient chercher à comprendre les risques liés à la cybersécurité associés à leur entreprise. Les entreprises devraient investir dans des infrastructures de sécurité et retenir les services de fournisseurs de services pour les aider. Une formation sur la cybersécurité à tous les niveaux de l’entreprise et un protocole d’intervention interne clair en cas d’incident peuvent également atténuer à la fois les risques et les impacts associés aux cyberincidents.

Recommandation : Examinez les chartes du conseil et des comités du conseil pour s’assurer que la surveillance de la cybersécurité est traitée adéquatement. Considérez la cybersécurité comme si elle faisait partie de l’éventail des risques sur lesquels votre conseil exerce une surveillance et communiquez l’information en conséquence.

Cumul de mandats : quel est le point de non-retour?

La pandémie a permis de constater qu’en situation de crise, il peut être exigeant de siéger à plusieurs conseils. ISS et GL ont mis à jour leurs lignes directrices concernant le cumul de mandats.

Il convient de noter qu’ISS ne tient généralement pas compte d’un siège à un conseil d’administration s’il a été annoncé publiquement dans la circulaire de sollicitation de procurations que l’administrateur en question quittera son poste à la prochaine assemblée annuelle. En revanche, toute nomination sera comptabilisée même si l’assemblée des actionnaires au cours de laquelle sera tenu le vote n’a pas encore eu lieu.

Recommandation : Examinez la liste des mandats d’administrateur de vos administrateurs à la lumière des lignes directrices d’ISS et de GL.  

Examen des politiques relatives à l’élection à la majorité

Les modifications qui ont été apportées à la LCSA sur l’élection des administrateurs sont entrées en vigueur le 31 août 2022. Ces modifications exigent que soit tenue une élection individuelle et annuelle des administrateurs. Les actionnaires des émetteurs régis par la LCSA sont désormais tenus de voter « en faveur » ou « contre » chaque candidat au poste d’administrateur (plutôt que de voter « en faveur » ou de « s’abstenir » de voter) et chaque candidat à un poste d’administrateur doit être élu à la majorité des voix exprimées en sa faveur¹¹.

Par conséquent, une société régie par la LCSA doit examiner sa politique relative au vote majoritaire et, le cas échéant, ses règlements administratifs, afin d’en supprimer les dispositions inconciliables. La TSX a confirmé qu’une société régie par la LCSA, même si elle ne dispose pas d’une politique officielle relative au vote majoritaire, aura satisfait aux exigences de la TSX sur l’élection à la majorité, puisque la LCSA prévoit désormais un régime complet à cet égard. De même, GL a confirmé qu’une société régie par la LCSA sera réputée avoir adopté une politique relative au vote majoritaire.

Recommandation aux sociétés régies par la LCSA : Examinez ou abrogez votre politique relative au vote majoritaire pour vous conformer aux nouvelles exigences de la LCSA. 

Assemblées virtuelles des actionnaires : après la pandémie

En 2023, de nombreux émetteurs continueront de tenir des assemblées annuelles virtuelles ou hybrides (virtuelles et en personne). Comme il est décrit dans une récente actualité¹² , la tenue d’assemblées virtuelles présente divers avantages potentiels et préoccupations éventuelles : 

ISS et GL encouragent les émetteurs à s’assurer que les actionnaires disposent des mêmes droits et occasions de participation dont ils pourraient se prévaloir au cours des assemblées en personne. GL recommande de ne pas voter pour le président du comité de gouvernance d’un émetteur qui tient une réunion virtuelle sans transmettre de l’information sur les mesures de protection des actionnaires¹³. 

En février 2022, les ACVM ont publié des lignes directrices sur le déroulement des assemblées d’actionnaires virtuelles¹⁴. Ces lignes directrices rappellent aux émetteurs :

• que les documents d’assemblée doivent fournir aux actionnaires de l’information claire et complète sur les considérations logistiques, y compris comment accéder, participer et voter à une assemblée virtuelle;
• qu’ils doivent fournir des explications complètes sur les procédures d’inscription, d’authentification et de vote aux actionnaires inscrits et bénéficiaires;
• qu’ils doivent divulguer la manière dont les questions des actionnaires seront reçues et traitées, et toute autre mesure qui sera prise pour faciliter et gérer la participation des actionnaires;
• qu’ils doivent fournir aux actionnaires les coordonnées où ils peuvent obtenir de l’aide pour s’inscrire, accéder ou assister à une assemblée virtuelle.

Enfin, rappelez-vous que certaines lois sur les sociétés exigent que les règlements administratifs d’une société prévoient des dispositions pour autoriser la tenue d’assemblées uniquement virtuelles.

Recommandation : Assurez-vous que votre AGA est exempte de pratiques problématiques et vérifiez les règlements administratifs de la société au besoin.

Propositions d’actionnaires : tenez-vous au courant des modifications

Les sociétés régies par la LCSA devraient prendre note des récentes modifications concernant la date limite pour soumettre les propositions d’actionnaires qui doivent être incluses dans la circulaire d’une société. Les actionnaires sont désormais autorisés à présenter leur proposition de 90 à 150 jours avant la date de l’AGA précédente¹⁵. 

De plus, nous avons remarqué récemment que des actionnaires activistes ont mis beaucoup d’efforts pour mobiliser le soutien à certaines propositions. Les actionnaires qui ont des portefeuilles d’actions assez modestes s’adressent aux actionnaires traditionnellement passifs pour obtenir leur soutien à leurs propositions, en leur offrant de soumettre des propositions en leur nom. Les entreprises doivent se tenir au courant de ces changements et adapter leurs efforts d’engagement actionnarial en conséquence.

Recommandation : Tenez compte des nouvelles règles de la LCSA sur les propositions et méfiez-vous des actionnaires activistes qui s’adressent aux actionnaires passifs pour faire avancer leur cause.

La rémunération toujours dans la mire 

La rémunération au rendement est essentielle dans une conjoncture difficile

Lors de notre récent webinaire, des représentants d’actionnaires institutionnels ont mentionné qu’un lien solide entre la rémunération des membres de la haute direction et le rendement de la société est essentiel dans une conjoncture difficile. Pour beaucoup, les membres de la haute direction ne doivent pas tirer avantage de marchés qui affichent de moins bons rendements (par de généreux octrois d’options ou d’autres attributions d’actions) lorsque les actionnaires subissent des pertes. Afin de faire concorder la rémunération avec le rendement, GL a fait passer de 33 % à 50 % son seuil minimal d’octroi incitatif à long terme fondé sur le rendement¹⁶.

Lorsqu’elle constate un décalage entre la rémunération et le rendement, ISS peut examiner les indicateurs fondés sur le groupe de sociétés comparables d’une entreprise et effectuer une analyse qualitative, en examinant des facteurs tels que le changement de direction, ainsi que le rendement financier et le rendement d’exploitation.

Recommandations : Envisagez d’utiliser des mécanismes incitatifs qui font corréler la rémunération et le rendement et font des comparaisons avec des sociétés comparables pour récompenser le rendement relatif. 

Nouvelles règles de récupération

Les politiques en matière de récupération peuvent prendre différentes formes et englober divers facteurs déclencheurs. Certaines politiques lient la récupération de la rémunération incitative à un redressement des états financiers ou à une inconduite des membres de la haute direction, tandis que d’autres exigent qu’il y ait à la fois un redressement et une inconduite. ISS et GL encouragent l’adoption de politiques de récupération, sans identifier un type particulier de récupération comme « pratique exemplaire ». 

Le 26 octobre 2022, la SEC a publié de nouvelles règles exigeant que les bourses de valeurs nationales (telles que la Bourse de New York et le NASDAQ) intègrent des exigences de récupération renforcées dans leurs normes d’inscription. Selon ces nouvelles règles, un émetteur inscrit doit généralement récupérer la rémunération incitative lorsqu’il redresse ses états financiers, sans tenir compte de l’inconduite de la direction. Les règles exigeront également que chaque société cotée divulgue sa politique et tous les cas de récupération. Les nouvelles règles s’appliquent à tous les émetteurs cotés à des bourses américaines (avec des exceptions limitées), y compris les émetteurs étrangers privés. 

Recommandations : Envisagez de revoir votre politique de récupération, en tenant compte des règles et des pratiques exemplaires de la SEC. 

Les 6P restent des bons points à vérifier

De manière générale, les émetteurs doivent garder à l’esprit les « 6P » au moment de la conception ou de la révision de la composition de leur rémunération :

1- Politiques en place (recourir à une combinaison d’éléments de rémunération soutenant votre stratégie, mettre en place des seuils d’actionnariat à l’intention des membres de la haute direction, des dispositions d’exercice à double condition pour les paiements en cas de changement de contrôle, des politiques de récupération de la rémunération, etc.); 

2- Rémunération axée sur la Performance (assurer la corrélation entre la rémunération totale et le rendement, y compris le rendement lié aux ESG¹⁷);

3- Rémunération ajustée en fonction de la rémunération des Pairs (tenir compte de l’étalonnage horizontal, c’est-à-dire comparer la rémunération à celle d’entreprises de taille et d’envergure similaires, ou de secteurs connexes);

4- Rémunération Proportionnelle (ne pas perdre de vue l’étalonnage vertical et la perception d’équité salariale interne, c’est-à-dire que la rémunération de la personne qui occupe le poste de chef de la direction ne doit pas être démesurée comparativement à celle des personnes qui relèvent directement d’elle et à la rémunération moyenne des employés); 

5- Octrois Problématiques (c’est-à-dire éviter l’octroi d’indemnités de départ excessives ou de primes spéciales, surtout si ce type d’octroi est récurrent; justifier tout paiement extraordinaire);

6- Recalibrage Post-pandémie (vous serez jugés sur la façon dont vous adaptez vos pratiques à la réalité économique post-pandémie). 

Recommandations : Prenez en considération les 6P dans la conception de votre structure de rémunération et de vos politiques connexes. Assurez-vous que tous les ajustements sont raisonnables et expliqués de manière appropriée et précise.