Faites compter votre vote : faits récents en matière de vote par procuration au Canada

La majorité des actionnaires au Canada détiennent leurs actions par l’entremise d’un courtier ou d’un autre intermédiaire, lesquels, à leur tour, détiennent leurs actions par l’entremise de la Caisse canadienne de dépôt de valeurs limitée (CDS). Par conséquent, la plupart des votes, lors d’assemblées d’actionnaires, se tiennent selon un système complexe et opaque comportant plusieurs niveaux, ce qui crée une incertitude quant à savoir si tous les votes des actionnaires véritables sont adéquatement compilés. Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont proposé des changements du processus de dépouillement et de rapprochement des votes. Ces changements visent à établir un système de vote davantage exact, fiable et transparent.

Les ACVM ont proposé de nouveaux protocoles à être suivis par les parties chargées de la collecte et de la compilation des votes. Ces parties comprennent la CDS, les intermédiaires comme les courtiers, Broadridge Investor Communication Solutions Canada (le principal agent de vote par procuration pour les intermédiaires) et les agents des transferts qui agissent à titre de compilateurs dans le cadre des assemblées d’actionnaires. Ces nouveaux protocoles clarifient le rôle de chacun de ces participants à chaque étape du processus et donnent un aperçu des processus opérationnels que chacun devrait mettre en oeuvre pour s’assurer que son rôle et ses responsabilités sont remplis.

Ces protocoles comprennent :

• La mise en place graduelle d’un système de vote par procuration informatisé; et
• Le développement d’une compétence à confirmer le vote de bout en bout qui permettrait aux actionnaires véritables de recevoir la confirmation que leurs instructions de vote ont été reçues par leur courtier ou intermédiaire et qu’elles ont été envoyées à titre de votes par procuration et que ces votes par procuration ont été reçus et acceptés par l’agent des transferts agissant comme compilateur.

En outre, les ACVM ont l’intention de créer un comité pour promouvoir une meilleure communication, le partage d’information et la résolution de problèmes entre les participants chargés de la collecte et de la compilation des votes.

Bien que les ACVM n’aient pas repéré des questions de rapprochement de vote propres aux courses aux procurations, les propositions, si elles sont mises en oeuvre, procureront davantage de certitude et de transparence pour toutes les parties concernées par des courses aux procurations et, espérons-le, procureront aux propriétaires véritables une plus grande assurance que leurs votes ont été, de fait, bien reçus et comptés.

La date butoir pour commenter les protocoles proposés est le 15 juillet 2016. Les ACVM prévoient publier les protocoles définitifs à la fin de 2016, à temps pour la période de sollicitation de procurations de 2017. Les protocoles seront vraisemblablement mis en oeuvre initialement sur une base facultative.

Pour consulter une copie des changements proposés par les ACVM, cliquez ici.