Anpassung von Arbeitsverträgen durch Änderungen des Nachweisgesetz

Wesentliche Arbeitsbedingungen

a) Zusätzlich notwendige Angaben

Der bisherigen Pflichtangaben des § 2 Absatz 1 Satz 2 NachwG werden um folgende Punkte erweitert:

• Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses einzuhaltende Verfahren (u.a. Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage);
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen auch das Enddatum;
• soweit vereinbart, die Möglichkeit der freien Wahl des Arbeitsortes;
• sofern eine Probezeit vorgesehen ist, die Dauer der vereinbarten Probezeit;
• getrennte Darstellung der Bestandteile des Arbeitsentgelts (einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts) und deren Fälligkeit;
• Art und Form der Auszahlung,
• die vereinbarten Ruhepausen und -zeiten; 
• bei vereinbarter Schichtarbeit: das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen;
• bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG) die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, ferner der Zeitrahmen (Referenztage und -stunden), der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat;
• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen; 
• Angabe eines etwaigen Anspruchs auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen;
• bei betrieblicher Altersversorgung ggf. Name und Anschrift des externen Versorgungsträgers;
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

b) Schriftform und Zeitpunkt der Aushändigung

Die Ausübung der Informationspflichten muss – wie bisher auch - in schriftlicher Form erfolgen, die Niederschrift vom Arbeitgeber unterzeichnet und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Die Übermittlung in elektronischer Form, z.B. unter Verwendung elektronischer Signaturen (z.B. DocuSign), ist dagegen ausdrücklich ausgeschlossen. In diesem Punkt verzichtet der deutsche Gesetzgeber auf die nach der Arbeitsbedingungenrichtlinie vorgesehene Möglichkeit der Digitalisierung von HR-Abläufen. Dies ist insbesondere für die Praxis internationaler Unternehmen relevant, in der eine digitale Vertragsausfertigung üblich geworden ist.

Bei Neueinstellungen sieht der Gesetzgeber gestaffelte Fristen für die Aushändigung der Niederschrift an den Arbeitnehmer vor. Bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung sind die Angaben zu Name und Anschrift der Vertragsparteien, die Höhe des Arbeitsentgelts und die vereinbarte Arbeitszeit auszuhändigen. Bisher hatte der Arbeitgeber hierzu bis zu einem Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses Zeit. Spätestens am siebten Tag sind weitere Nachweise nachzureichen, wie z.B. der Arbeitsort oder die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen. Alle übrigen Angaben sind spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen. Ändern sich in bestehenden Arbeitsverhältnissen die wesentlichen Vertragsbedingungen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens an dem Tag, an dem diese wirksam werden, schriftlich unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.

Die Arbeitsverträge für bereits am 31.07.2022 bestehende Arbeitsverhältnisse („Altverträge“) müssen nicht angepasst werden. Allerdings muss der Arbeitgeber auf Verlangen der Bestandsarbeitnehmer diesen eine Niederschrift mit einem Großteil der nachzuweisenden Angaben innerhalb von sieben Tagen nach der Aufforderung aushändigen. Die anderen Angaben (z.B. der Hinweis auf die Klagefrist) müssen spätestens innerhalb eines Monats nach Zugang der Aufforderung nachgewiesen werden.

d) Bußgeldvorschriften

Verstöße gegen die Regelungen des Nachweisgesetzes stellen zukünftig eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße bis zu EUR 2.000 pro Vertragsbedingung geahndet werden kann. Ordnungswidrig handelt der Arbeitgeber, wenn er die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig ausgehändigt.

e) Insbesondere: Hinweis auf das Kündigungsverfahren

Von besonderer Bedeutung sind die neu geregelten Nachweistatbestände in Bezug auf das Kündigungsverfahren gemäß § 2 Absatz 1 Satz 2 Nummer 14 NachwG. Während nach der bisherigen gesetzlichen Regelung lediglich die Kündigungsfristen anzugeben waren, hat der Gesetzgeber dies nun auf das gesamte „bei der Kündigung einzuhaltende Verfahren“ erweitert.

Diese Regelung dürfte allerdings restriktiv auszulegen sein. Dementsprechend dürfte es ausreichen, auf die gesetzlichen Regelungen hinzuweisen, die für jede Kündigung relevant und für den Arbeitnehmer zur Durchsetzung seiner Rechte essenziell sind. In jedem Fall ist auf das Schriftformerfordernis (§ 623 BGB), die Kündigungsfristen (§ 622 BGB oder abweichende arbeitsvertragliche oder kollektive Vereinbarung) sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (§§ 4, 7 KSchG) hinzuweisen.

In Bezug auf die künftig erforderlichen Angaben zu den Kündigungsvorschriften ist zu beachten, dass die Drei-Wochen-Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage auch dann beginnen und gegebenenfalls ablaufen wird, wenn im Arbeitsvertrag kein Hinweis auf diese Frist enthalten sein sollte. Allerdings kann der Arbeitnehmer gegebenenfalls Schadensersatzansprüche geltend machen, falls der Arbeitgeber versäumt hat, diese im Arbeitsvertrag zu erwähnen.

Änderung des Teilzeit- und Befristungsgesetzes

a) Abrufarbeit

Zukünftig sind Arbeitgeber gemäß § 12 Absatz 3 TzBfG verpflichtet, dem Arbeitnehmer einen Referenzzeitrahmen zu nennen, innerhalb dessen der Arbeitgeber die Arbeit abrufen kann und der Arbeitnehmer mit einem solchen Abruf rechnen muss. Geschieht dies nicht, ist der Arbeitnehmer nicht zur Leistung der Abrufarbeit verpflichtet. Diese Regelung tritt neben die ebenfalls dort geregelte Mindestankündigungsfrist. Sie soll durch die Angabe von Referenzstunden und Referenztagen (Beispiel: Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr) die Vorhersehbarkeit der Leistung der Abrufarbeit für den Arbeitnehmer verbessern.

b) Probezeit

Der neu eingefügte § 15 Absatz 3 TzBfG regelt die Dauer der Probezeit im Verhältnis zur Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Ist die Probezeitdauer unverhältnismäßig lang, führt dies zur Unwirksamkeit der Probezeitvereinbarung, womit die verkürzte Kündigungsfrist nach § 622 Absatz 2 BGB nicht zur Anwendung kommt, so dass die Grundkündigungsfrist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats gilt.

Fazit

Arbeitgeber sollten ihre Arbeitsvertragsmuster den neuen gesetzlichen Anforderungen anpassen. Die bisher üblicherweise verwendeten Vertragsmuster erfüllen diese neuen Anforderungen in aller Regel nicht. Insoweit besteht daher unmittelbarer Handlungsbedarf für die HR-Verantwortlichen.

Von geringerer praktischer Bedeutung sind die Verpflichtungen gegenüber den bis zum 31.07.2022 bereits eingestellten Mitarbeitern. Es sollte allerdings darauf geachtet werden, dass dann, wenn ein Beschäftigter tatsächlich hierzu auffordert, ein entsprechendes Dokument innerhalb der gesetzlichen Fristen ausgehändigt wird.